Служба государственного учета
| Служба государственного учета | |
 Здание государственных архивов Гонконга, дом № 13 Tsui Ping Road, Квунг Тонг. | |
| Обзор отдела | |
|---|---|
| Сформированный | 1 сентября 1989 г |
| Юрисдикция |  Гонконг |
| Штаб-квартира | 3/F, Здание государственных архивов Гонконга, 13 Tsui Ping Road, Квун Тонг , Коулун |
| ответственный министр |
|
| Головной отдел | Административное крыло , главный секретарь аппарата администрации |
| Веб-сайт | Официальный сайт |
| Служба государственного учета | |||
|---|---|---|---|
| Традиционный китайский | Служба государственного учета | ||
| Упрощенный китайский | Служба государственного учета | ||
| |||
Служба правительственного учета ( GRS ) является центральным по управлению документами агентством правительства Гонконга . Он стремится стать самым проницательным, изобретательным и ведущим публичным архивом в Гонконге. [ 1 ] [ 2 ] Департамент подчиняется административному крылу канцелярии главного секретаря по администрации .
В состав агентства входит Государственный архив (PRO, 歷史檔案館), который представляет собой специальный архив для хранения и обеспечения доступа к архивным записям правительства ОАРГ. [ 3 ] [ 4 ] По состоянию на 2022 год отделение является хранителем более 1,7 миллиона архивных фондов различных носителей и форматов. [ 3 ]
История
[ редактировать ]Государственный архив Гонконга был основан 24 июля 1972 года. [ 5 ] в составе Отдела внутренних дел и информации Колониального секретариата , [ 6 ] после обсуждений в правительстве по разработке системы сохранения и уничтожения правительственных документов. [ 7 ] Его основная обязанность в то время заключалась в сохранении всех правительственных записей, имеющих непреходящую ценность для официальных справок и частных исследований. [ 6 ] Основные направления работы заключались в том, чтобы помочь правительственным учреждениям поддерживать стандарты управления записями, предоставить условия для хранения и ведения записей для постоянного хранения, а также сделать записи доступными как для официальных справок, так и для частных исследований. [ 7 ]
Ян Даймонд, австралийский архивариус, ранее принимавший участие в создании Национального архива Фиджи , был назначен государственным архивариусом, и ему была поручена титаническая задача по созданию офиса с нуля в городе, где архивов до сих пор не существовало. . [ 6 ]
Первоначально PRO размещался в двухэтажной хижине по адресу 1A Garden Road , где сейчас находится Three Garden Road, Central . Здание было переоборудовано из камбуза и казарм Мюррея имело вместимость около 1500 погонных метров. В сентябре 1974 года PRO был перенесен на первый этаж и мезонин многоэтажного здания автостоянки на Мюррей-роуд , где PRO будет домом в течение следующих 20 лет. [ 5 ] PRO планировалось снова переместить в запланированное здание Мюррей-Билдинг II, где под архивы будет отведено 25 000 квадратных футов площади, но этот план так и не был реализован, поскольку план здания был отменен. [ 6 ]
Чтобы освободить место на автостоянке Мюррей-роуд для размещения расширяющихся офисов ICAC , правительство в 1993 году предложило переместить PRO в правительственный складской центр Туен Мун (промышленное здание Сан Ик). Постоянное перемещение архивов из центра города в промышленное здание на Новых территориях вызвало возмущение среди пользователей, ученых-историков и законодателей, которые считали новое место слишком отдаленным и были обеспокоены тем, что записи могут быть повреждены из-за загрязнения воздуха в Туэне. Мун. [ 8 ] Группа по информационной политике Законодательного совета подавляющим большинством голосов проголосовала против этого шага в 1993 году, но переезд, тем не менее, состоялся 20 июля 1995 года. [ 9 ] В октябре 1994 года власти уступили и объявили законодателям, что в Квун Тонге выделен участок для строительства специально построенного здания государственного архива. [ 8 ] Здание должно было иметь веерообразную форму с площадью 41 340 квадратных футов и стоимостью 45 миллионов долларов. Первоначальный проект позже был заменен прямоугольным зданием площадью 71 000 квадратных футов, стоимость которого выросла до 85,6 миллиона долларов, а дата завершения была перенесена с начала 1997 года на ноябрь 1997 года. [ 10 ] Работы над зданием начались в январе 1996 года и завершились к июню 1997 года; Здание государственных архивов Гонконга было официально открыто главным секретарем Энсоном Чаном 19 июня 1997 года. [ 11 ]
Структура
[ редактировать ]Как государственное учреждение, Отдел службы государственного учета был создан 1 сентября 1989 года после проверки управления государственными документами, проведенной бывшим Отделом по конституционным вопросам . [ 12 ] Государственный архив был передан в состав этого подразделения вместе с Группой координации правительственной документации (GRCU), которая была сформирована при канцелярии заместителя главного секретаря для реализации режимов управления записями в правительстве. [ 7 ] После реструктуризации дивизии 20 октября 2003 года слово «Дивизия» было исключено из ее названия.
Сегодня в состав ГРС входят пять отделов: Государственный архив, выполняющий функции архивной оценки, инвентаризации и описания, публичной программы; и справочные службы; Служба сохранения, которая берет на себя ответственность за сохранение и сохранение активов GRS; Управление развития систем учета, которое курирует общегосударственное внедрение систем электронного управления записями (ERM) и электронных систем ведения учета; Управление управления и администрирования документации, которое предоставляет государственным учреждениям услуги по обучению, консультированию, анализу и центрированию документации по эффективному управлению записями; и Управление законодательства и планирования, которому поручено изучение вопросов архивного права и стратегическое планирование GRS. [ 13 ]
Коллекции
[ редактировать ]По состоянию на 2022 год в Государственном архиве насчитывается 1 707 700 архивных фондов общей площадью около 23 026 погонных метров. [ 2 ] Основная часть активов PRO была приобретена у государственных учреждений и принадлежит Hong Kong Record Series (HKRS). Остальные фонды пожертвованы частными источниками, такими как общественные организации, частные учреждения и отдельные лица, связанные с историей и развитием Гонконга, и классифицируются как серия гонконгских рукописей (HKMS). [ 3 ]
PRO также приобретает репродукции записей, касающихся Гонконга, у других архивных учреждений, таких как Национальный архив (Великобритания) и Президентский центр Джорджа Буша . [ 2 ] и эти копии также относятся к HKMS.
PRO управляет Центральной библиотекой хранения правительственных публикаций для хранения публикаций и печатных материалов, выпущенных правительством. Правительственным бюро и департаментам предлагается направить один экземпляр своей новой публикации/печатного материала в библиотеку для выбора. [ 14 ] По состоянию на конец декабря 2017 года в нем сохранилось около 43,4 тыс. изданий. [ 7 ]
В PRO также находится Коллекция Карла Смита (施其樂牧師資料集), серия из 139 922 двусторонних каталожных карточек с информацией о людях, организациях, зданиях, дорогах, земельных вопросах и важных событиях, связанных с Гонконгом, Макао и Китаем. прибрежные города с середины 19 века. [ 15 ] Эти учетные карточки были составлены преподобным Карлом Турманом Смитом (1918–2008) на протяжении 25 лет интенсивных исследований холдингов PRO, газет и публикаций. По состоянию на 2008 год коллекция Карла Смита была наиболее часто используемой частью фондов PRO. [ 16 ]
Публичный доступ
[ редактировать ]
Представители общественности могут осмотреть активы PRO, посетив комнату поиска в здании государственных архивов Гонконга . Они могут бесплатно зарегистрировать учетную запись читателя и заказать пластинки в онлайн-каталоге GRS «@PRO». До пандемии COVID-19 в Гонконге допускались как явные посещения, так и бронирование мест для проверки записей, но теперь PRO требует, чтобы читатели делали предварительный заказ.
Публичный доступ к архивным записям, хранящимся в PRO, регулируется Правилами публичных записей (доступа) 1996 года, которые устанавливают, что общественность может получить доступ к большинству записей, которые были закрыты более 30 лет. Помимо записей, срок хранения которых не достиг 30-летнего предела, записи, содержащие персональные данные, и секретные записи, ожидающие подтверждения статуса доступа передающими агентствами, также могут считаться исключениями из этого ограничения и в дальнейшем оставаться закрытыми. [ 17 ] Тем не менее, представители общественности могут подать заявку на просмотр закрытых записей, и в этом случае PRO проконсультируется с передающим агентством, чтобы выяснить, следует ли удовлетворить запрос. [ 18 ]
Небольшая часть коллекций ПРО также оцифрована и размещена на сайте GRS.
Удобства
[ редактировать ]Здание государственной архивной службы Гонконга, где находится Служба государственного учета, расположено в Квун Тонге , Коулун , Гонконг. Он был открыт в 1997 году. [ 19 ] Здание находится в нескольких минутах ходьбы от Tong Kwun станции метро .
Это было первое специально построенное архивное учреждение в Гонконге. В нем есть помещения общего пользования, в том числе большой рабочий справочный зал, выставочный зал и поисковая комната, оборудованная компьютерами для доступа к обширной архивной коллекции.
Помимо основного объекта в Квун Тонге, Государственная служба документации также управляет двумя центрами записи, а именно Центром документации Туен Муна и Центром документации YKK в Туен Муне. В удаленных учреждениях хранятся неактивные записи от имени правительственных бюро и департаментов. [ 2 ]
Ссылки
[ редактировать ]- ^ «Видение, миссия и ценности» . Государственная служба документации . Проверено 28 июля 2022 г.
- ^ Jump up to: а б с д Годовой отчет Службы государственного учета за 2020 год (PDF) (Отчет). Государственная служба документации. 2022.
- ^ Jump up to: а б с Государственный архив (PDF) . Гонконг: факты (отчет). Правительство Гонконга. Август 2021.
- ^ «Поищите в наших активах» . Служба государственного учета . Проверено 28 июля 2022 г.
- ^ Jump up to: а б Государственная служба документации Гонконга (15 июля 1997 г.). «Прошлое и настоящее Службы исторических записей Гонконга» (PDF) . Информационный бюллетень Южно-Китайского исследовательского информационного центра (8): 75–76 , дата обращения 28 июля 2022 г.
- ^ Jump up to: а б с д Даймонд, А.И. (1974). «Погоня за бумагами: Архивы и Государственный архив Гонконга» (PDF) . Журнал Гонконгского отделения Королевского азиатского общества . 14 :12–27 . Проверено 28 июля 2022 г.
- ^ Jump up to: а б с д Консультативный документ: Закон об архивах (PDF) (Отчет). Комиссия по правовой реформе Гонконга. Декабрь 2018.
- ^ Jump up to: а б Ван, Куини (2 октября 1994 г.). «Архивы обретают новый дом в Цзюлуне». Южно-Китайская Морнинг Пост .
- ^ «Архивная сага, которая будет работать и работать» . Южно-Китайская Морнинг Пост . 22 марта 1994 г.
- ^ Вонг, Лок (6 июня 1995 г.). «Обновление архива». Южно-Китайская Морнинг Пост .
- ^ Пул, Оливер (20 июня 1997 г.). «Полиция не позволила увидеть личные данные». Южно-Китайская Морнинг Пост .
- ^ «Директор государственной архивной службы переименован в заместителя директора администрации, и необходимо должным образом организовать передачу архивов в Специальный административный район», Overseas Chinese Daily , 17 июля 1989 г.
- ^ «Организация» . Служба государственного учета . Проверено 28 июля 2022 г.
- ^ «Методические указания по делопроизводству в Правительстве» . Государственная служба документации . Проверено 28 июля 2022 г.
- ^ «Коллекция Карла Т. Смита» . Библиотека Ричарда Чарльза Ли, Канада-Гонконг . Проверено 28 июля 2022 г.
- ^ Англия, Водин (13 апреля 2008 г.). «Историк сосредоточился на жизни простых китайцев». Южно-Китайская Морнинг Пост .
- ^ «LCQ 17: Публичный доступ к государственным записям, хранящимся в Государственной службе документации» . www.info.gov.hk. 26 января 2011 года . Проверено 28 июля 2022 г.
- ^ «Доступ к нашим активам» . Государственная служба документации . Проверено 28 июля 2022 г.
- ^ «Веселье в Квун Тонге — здании государственных архивов Гонконга» . Архивировано из оригинала 6 октября 2009 года . Проверено 10 сентября 2009 г.
Внешние ссылки
[ редактировать ]
22 ° 18'45 "N 114 ° 13'46" E / 22,31259 ° N 114,229517 ° E