Кредиторская задолженность

Кредиторская задолженность ( AP компании ) — это деньги, которые компания должна своим поставщикам, отраженные как обязательства в балансе . Он отличается от обязательств по векселям , которые представляют собой долги, созданные формальными юридическими документами. ^[1] Основная ответственность отдела кредиторской задолженности заключается в обработке и проверке транзакций между компанией и ее поставщиками, а также в обеспечении того, чтобы все неоплаченные счета от их поставщиков были утверждены, обработаны и оплачены. Процесс расчета кредиторской задолженности начинается со сбора потребностей в поставках внутри организации и получения предложений от поставщиков на необходимые товары. После заключения сделки заказы на поставку оформляются и отправляются . Доставленные товары проверяются по прибытии, а полученный счет направляется на утверждение. Обработка счета включает запись важных данных из счета и ввод их в финансовую или бухгалтерскую систему компании. После этого счета-фактуры должны пройти через соответствующий бизнес-процесс компании, чтобы их можно было оплатить. ^[2]

Обзор

организации Отдел кредиторской задолженности обычно находится в составе финансовой службы . ^[3]

Кредиторская задолженность записывается в субкниге «Счета к оплате» в момент выставления счета-фактуры для оплаты. «Ваучер» означает, что счет-фактура утвержден к оплате и записан в Главной книге или вспомогательной книге AP как непогашенное или открытое обязательство, поскольку оно не было оплачено. Кредиторскую задолженность часто подразделяют на торговую кредиторскую задолженность, кредиторскую задолженность за приобретение физических товаров, которые учитываются в запасах, и кредиторскую задолженность по расходам, кредиторскую задолженность за приобретение товаров или услуг, которые относятся на расходы. Распространенными примерами кредиторской задолженности являются реклама, путешествия, развлечения, канцелярские товары и коммунальные услуги. AP — это форма кредита , которую поставщики предлагают своим клиентам, позволяя им оплатить продукт или услугу после того, как они уже были получены. Поставщики предлагают различные условия оплаты счета. Условия оплаты могут включать предложение скидки при оплате счета в течение определенного количества дней. Например, условия 2%, Net 30 означают, что плательщик вычтет 2% из счета, если оплата будет произведена в течение 30 дней. Если оплата произведена на 31-й день, то выплачивается вся сумма.

В бизнесе в файле AP обычно содержится гораздо более широкий спектр услуг, и бухгалтеры или счетоводы обычно используют бухгалтерское программное обеспечение для отслеживания движения денег на этот пассивный счет, когда они получают счета, и из него, когда они производят платежи. Крупные фирмы все чаще используют специализированные решения для автоматизации расчетов с кредиторами (обычно называемые ePayables) для автоматизации бумажных и ручных элементов обработки счетов организации.

Обычно поставщик отправляет товар, выставляет счет и получает оплату позже. Это цикл конвертации денежных средств или период времени, в течение которого поставщик уже заплатил за сырье, но конечный покупатель не получил взамен оплату.

Когда счет-фактура получен покупателем, он сопоставляется с упаковочной накладной и заказом на покупку , и, если все в порядке, счет-фактура оплачивается. Это называется трехсторонним матчем. ^[4] Трехстороннее совпадение может замедлить процесс оплаты, поэтому метод может быть изменен. Например, трехстороннее сопоставление может быть ограничено только счетами на крупную сумму, или сопоставление утверждается автоматически, если полученное количество находится в пределах определенного процента от суммы, утвержденной в заказе на поставку. ^[5] Программное обеспечение для автоматизации обработки счетов обрабатывает процесс сопоставления по-разному в зависимости от бизнес-правил, установленных во время создания рабочего процесса. Простейшим случаем является двустороннее сопоставление самого счета-фактуры и заказа на поставку.

По оценкам 2009 года, каждую неделю обрабатывалось более миллиарда счетов-фактур между предприятиями, и 97% из них по-прежнему обрабатывались вручную. Средняя стоимость обработки и оплаты счетов поставщика составляла от 5 до 15 долларов США, при этом 10% счетов были обработаны слишком поздно, чтобы их можно было оплатить в рамках условий скидки, и почти 2% содержали ошибки. ^[6]

В домашних хозяйствах кредиторская задолженность обычно представляет собой счета от таких поставщиков, как электрическая компания , телефонная компания, кабельное телевидение или спутниковая антенна , на газеты подписка и другие подобные регулярные услуги. Домохозяева обычно отслеживают и платят ежемесячно вручную, используя чеки, кредитные карты или интернет-банкинг . ^{[ нужна ссылка ]}

Внутренний контроль

со стороны персонала, ответственного за кредиторскую задолженность , обычно предусмотрены различные меры защиты от злоупотреблений Для предотвращения хищений . Разделение обязанностей – это общий контроль. В странах, где оплата чеками является обычным явлением, почти во всех компаниях младший сотрудник обрабатывает и распечатывает чек, а старший сотрудник проверяет и подписывает чек. Часто бухгалтерское программное обеспечение ограничивает каждого сотрудника выполнением только возложенных на него функций, так что ни один сотрудник – даже контролер – не может в одиночку произвести платеж.

Некоторые компании также разделяют функции добавления новых поставщиков в основной файл поставщиков и ввода операций. Это лишает сотрудника возможности добавить себя в качестве поставщика, а затем выписать чек самому себе, не вступая в сговор с другим сотрудником. Главный файл поставщика — это хранилище всей важной информации о поставщиках компании. Это ориентир для кредиторской задолженности, когда дело доходит до оплаты счетов. ^[7]

Кроме того, большинство компаний требуют вторую подпись на чеках, сумма которых превышает определенный порог.

Сотрудники отдела кредиторской задолженности должны следить за мошенническими счетами. При отсутствии системы заказов на закупку первой линией защиты является утверждающий менеджер. Однако сотрудникам AP следует ознакомиться с некоторыми распространенными проблемами, такими как с « Желтыми страницами » мошенничество , когда операторы-мошенники предлагают разместить рекламу. Логотип в виде шагающих пальцев никогда не был зарегистрирован как товарный знак, и существует множество различных каталогов в стиле «Желтых страниц», большинство из которых имеют небольшое распространение. Согласно статье, опубликованной в журнале « » Американской ассоциации заработной платы зимой Практика работодателей 2000 года , «Продавцы могут отправлять документы, похожие на счета-фактуры, но мелким шрифтом в них указывается: «Это не счет». Это может быть плата за размещение в справочниках или рекламу. Недавно , некоторые компании начали рассылать то, что выглядит как чек на скидку или возврат средств, на самом деле это регистрация на услуги, которая активируется, когда документ возвращается с подписью».

В кредиторской задолженности простая ошибка может стать причиной крупной переплаты. Типичным примером являются дубликаты счетов-фактур. ^[8] Счет-фактура может быть временно потерян или все еще находиться в статусе утверждения, когда поставщик звонит, чтобы узнать статус его оплаты. После того как сотрудник AP просматривает счет и обнаруживает, что он не оплачен, поставщик отправляет дубликат счета; тем временем появляется оригинальный счет-фактура, и он оплачивается. Затем приходит дубликат счета, и он также случайно оплачивается, возможно, по немного другому счету.

Аудит кредиторской задолженности

Аудиторы часто обращают внимание на наличие утвержденных счетов-фактур, отчетов о расходах и другой подтверждающей документации для подтверждения сокращенных проверок. Наличие подтверждения или заявления от поставщика является разумным доказательством существования аккаунта. Нередко к моменту начала аудита часть этой документации теряется или неправильно хранится. В таких ситуациях аудитор может принять решение расширить размер выборки.

Аудиторы обычно готовят структуру кредиторской задолженности по срокам для лучшего понимания непогашенной задолженности за определенные периоды (30, 60, 90 дней и т. д.). Такие структуры помогают правильно представить баланс на конец финансового года. ^[9]

Автоматизация

Многие компании участвуют в работе по оптимизации или автоматизации бизнес-процессов своих отделов работы с кредиторской задолженностью. Этот процесс прост, но может оказаться очень трудоемким, особенно если у компании очень большое количество счетов-фактур. Эта проблема усугубляется, когда счета-фактуры, требующие обработки, находятся на бумажном носителе. Это может привести к потере счетов, человеческим ошибкам при вводе данных и дубликату счетов. Эти и другие проблемы приводят к высокой стоимости одного счета- фактуры . Цель автоматизации отдела кредиторской задолженности — упростить процесс выставления счетов, исключить потенциальную человеческую ошибку и снизить стоимость каждого счета. ^[10]

Некоторые из наиболее распространенных решений по автоматизации AP включают в себя выставление электронных счетов , сканирование документов, оптическое распознавание символов , автоматизацию правил рабочего процесса, онлайн-отслеживание, возможности отчетности, пользовательские интерфейсы электронных счетов, сети поставщиков, платежные услуги и аналитику расходов для всех счетов. ^[10] Эффективные функции автоматизации включают распознавание произвольной формы (возможность интерпретировать документы счетов независимо от их макета или необходимости создания шаблона поставщика) и возможности автоматического обучения. ^[11]

Электронное выставление счетов может быть очень полезным инструментом для отдела AP. Электронное выставление счетов позволяет поставщикам выставлять счета через Интернет и автоматически направлять и обрабатывать эти счета. Поскольку поступление и выставление счетов происходит практически мгновенно, счета-фактуры оплачиваются раньше; следовательно, количество времени и денег, необходимых для обработки этих счетов, значительно сокращается. (Financial Operations Networks, 2008) В этих решениях обычно участвует сторонняя компания, которая предоставляет и поддерживает приложение, которое позволяет поставщику отправлять электронный счет своему клиенту для немедленной маршрутизации, утверждения и оплаты. Эти приложения привязаны к базам данных, в которых архивируется информация о транзакциях между торговыми партнерами. (Банк США, Скотт Гессе, 2010 г.) Счета-фактуры могут быть отправлены различными способами, включая загрузку EDI , CSV или XML , PDF-файлов или онлайн-шаблонов счетов. Поскольку электронное выставление счетов включает в себя очень много различных технологий и вариантов ввода, это общая категория для любого метода, с помощью которого счет в электронном виде представляется клиенту для оплаты. ^[12]

Системы планирования ресурсов предприятия обычно используют программное обеспечение для предоставления предприятиям комплексных услуг по управлению бизнес-процессами. ^[13]

История

С середины 1967-х годов компании начали устанавливать каналы передачи данных между своими торговыми партнерами для передачи документов, таких как счета-фактуры и заказы на поставку. Вдохновленные идеей безбумажного офиса и более надежной передачи данных, они разработали первые системы EDI . Эти системы были уникальными для соответствующей компании, которая их разработала, а это означает, что их было трудно развернуть в большом количестве корпораций. Признавая это, Аккредитованный комитет по стандартизации X12 — учреждение по стандартизации под эгидой ANSI — провел подготовку к стандартизации процессов EDI. Это привело к появлению того, что сегодня известно как стандарт ANSI X12 EDI . ^[14]

Это оставалось основным способом обмена транзакционными данными между торговыми партнерами в течение почти трех десятилетий. 1990-е годы пришли с развитием интернет-технологий. Стали появляться компании, предлагающие более надежные веб-приложения с пользовательским интерфейсом и функциями, которые удовлетворяют потребности как поставщиков, так и клиентов. Эти новые веб-приложения позволили онлайн-отправлять отдельные счета-фактуры, а также загружать файлы EDI. Наряду с другими методами загрузки файлов, включая CSV и XML. Эти услуги позволяют поставщикам выставлять счета своим клиентам для сверки и утверждения через удобное веб-приложение. Поставщики также могут видеть историю всех счетов, которые они отправили своим клиентам, не имея прямого доступа к системам клиентов. Это связано с тем, что вся информация о транзакциях хранится в центрах обработки данных сторонней компании, предоставляющей веб-приложение для выставления счетов. Эта конфиденциальная информация может регулироваться клиентом, чтобы контролировать, какой объем информации о транзакциях разрешено видеть поставщику. (Например, даты платежа или информация о чеке). ^[15]

По мере того, как компании вступают в цифровую эпоху, все больше и больше компаний переходят на услуги электронного выставления счетов для автоматизации своих отделов по работе с кредиторами. Некоторые даже полагают, что в ближайшем будущем это станет отраслевым стандартом. Согласно отчету, подготовленному командой GXS в 2013 году, Европа принимает правительственное законодательство, поощряющее предприятия к использованию практики электронного выставления счетов. В Соединенных Штатах пока нет такого законодательства, но они признают ценность этой технологии. По оценкам Казначейства США, внедрение электронного выставления счетов во всем федеральном правительстве позволит сократить расходы на 50% и сэкономить 450 миллионов долларов в год. ^[16]

С ростом доступности роботизированных решений компании еще больше улучшают процессы в сфере AP. Применяя комплексную роботизированную автоматизацию процессов или RPA в своем отделе по работе с кредиторами, организации могут повысить скорость и точность обработки счетов, одновременно снижая эксплуатационные расходы. ^[17] Некоторые организации сообщают, что благодаря внедрению RPA им удалось практически исключить вмешательство человека в процесс AP, тем самым сэкономив от 65% до 75% времени, которое ранее тратилось на ручную обработку. ^[18]

См. также

Ссылки

^ Иглы, Белверд Э.; Пауэрс, Мэриан; Кроссон, Сьюзен В. (23 февраля 2010 г.). Финансовый и управленческий учет. — Белверд Э. Нидлс, Мэриан Пауэрс, Сьюзен В. Кроссон — Google Boeken . ISBN 978-1439037805 . Проверено 29 ноября 2013 г.
^ Инструменты бухгалтерского учета (2013 г.), Контроль кредиторской задолженности. Архивировано 13 июня 2013 г. на Wayback Machine , по состоянию на 25 июня 2021 г.
^ Детвайлер, Б., Что такое кредиторская задолженность? Процесс, бизнес-цели и ключевые показатели эффективности, которые имеют значение , Celonis , по состоянию на 23 апреля 2024 г.
^ Шеффер, Мэри С. (2007). Руководство для контролеров и финансовых директоров по кредиторской задолженности . Джон Уайли и сыновья . ISBN 978-0-471-78589-7 .
^ «Процесс утверждения счета» . Инструменты бухгалтерского учета . Проверено 29 ноября 2013 г.
^ Парата, Л., Кредиторская задолженность: критические проблемы и решения , Инновации финансового директора , опубликовано 25 октября 2009 г., по состоянию на 26 июня 2021 г.
^ Шеффер, Мэри С. (2006). Кредиторская задолженность и Сарбейнс-Оксли: усиление внутреннего контроля . Джон Уайли и сыновья . ISBN 0-471-78588-1 .
^ Брэгг, Стивен (2 сентября 2023 г.). «Дубликат определения платежа» . Инструменты бухгалтерского учета . Проверено 26 ноября 2023 г.
^ Элмор, Кристофер (2011). 8 ошибок автоматизации кредиторской задолженности . НК: CreateSpace. п. 198. ИСБН 978-1-4610-3996-9 .
^ Jump up to: ^а ^б Абердинская группа: Скотт Пецца, wj (октябрь 2010 г.). Отчет о выборе решения для электронной кредиторской задолженности: Руководство покупателя по оптимизации кредиторской задолженности, стр. 4. Получено с сайта www.adp.com: «Архивная копия» (PDF) . Архивировано из оригинала (PDF) 23 января 2014 г. Проверено 14 июня 2013 г. {{cite web}}: CS1 maint: архивная копия в заголовке ( ссылка )
^ Seeburger (2007), «Решения для автоматизации обработки счетов»
^ Тайто. (2009). Будущее электронного выставления счетов, стр. 5. Получено из digitdoc: «Архивная копия» (PDF) . Архивировано из оригинала (PDF) 21 октября 2012 г. Проверено 17 июня 2013 г. {{cite web}}: CS1 maint: архивная копия в заголовке ( ссылка )
^ «Пошаговый сценарий обработки счетов с использованием искусственного интеллекта» . НуАИг . 22 октября 2021 г. Проверено 25 ноября 2021 г.
^ Хилл, М.Г. (nd). Краткая история электронного обмена данными, стр. 6. Получено с BizTalk Server 2000: Руководство для начинающих: http://books.mcgraw-hill.com/downloads/products/0072190116/0072190116_ch01.pdf. Архивировано 9 марта 2014 г. Вейбэк-машина
^ ГКСС. (1997). Краткая история. Получено из Основы электронного выставления счетов: http://www.einvoicingbasics.co.uk/what-is-e-invoicing/a-brief-history/.
^ Бруно Кох, Г. (апрель 2013 г.). Электронное выставление счетов/Электронный биллинг. Получено с GSX: http://www.gxs.co.uk/wp-content/uploads/billentis-2013-report.pdf.
^ «Статья: Роботизированная автоматизация процессов кредиторской задолженности – завтра уже сегодня» . wns.com . Проверено 29 июля 2016 г.
^ «Стратегическое видение КПМГ на рынке снабжения на 2016 год» . 13 апреля 2016 г. {{cite journal}}: Для цитирования журнала требуется |journal= ( помощь )

[1] Иглы, Белверд Э.; Пауэрс, Мэриан; Кроссон, Сьюзен В. (23 февраля 2010 г.). Финансовый и управленческий учет. — Белверд Э. Нидлс, Мэриан Пауэрс, Сьюзен В. Кроссон — Google Boeken . ISBN 978-1439037805 . Проверено 29 ноября 2013 г.

[2] Инструменты бухгалтерского учета (2013 г.), Контроль кредиторской задолженности. Архивировано 13 июня 2013 г. на Wayback Machine , по состоянию на 25 июня 2021 г.

[3] Детвайлер, Б., Что такое кредиторская задолженность? Процесс, бизнес-цели и ключевые показатели эффективности, которые имеют значение , Celonis , по состоянию на 23 апреля 2024 г.

[4] Шеффер, Мэри С. (2007). Руководство для контролеров и финансовых директоров по кредиторской задолженности . Джон Уайли и сыновья . ISBN 978-0-471-78589-7 .

[5] «Процесс утверждения счета» . Инструменты бухгалтерского учета . Проверено 29 ноября 2013 г.

[6] Парата, Л., Кредиторская задолженность: критические проблемы и решения , Инновации финансового директора , опубликовано 25 октября 2009 г., по состоянию на 26 июня 2021 г.

[7] Шеффер, Мэри С. (2006). Кредиторская задолженность и Сарбейнс-Оксли: усиление внутреннего контроля . Джон Уайли и сыновья . ISBN 0-471-78588-1 .

[8] Брэгг, Стивен (2 сентября 2023 г.). «Дубликат определения платежа» . Инструменты бухгалтерского учета . Проверено 26 ноября 2023 г.

[9] Элмор, Кристофер (2011). 8 ошибок автоматизации кредиторской задолженности . НК: CreateSpace. п. 198. ИСБН 978-1-4610-3996-9 .

[pezza-10] Jump up to: ^а ^б Абердинская группа: Скотт Пецца, wj (октябрь 2010 г.). Отчет о выборе решения для электронной кредиторской задолженности: Руководство покупателя по оптимизации кредиторской задолженности, стр. 4. Получено с сайта www.adp.com: «Архивная копия» (PDF) . Архивировано из оригинала (PDF) 23 января 2014 г. Проверено 14 июня 2013 г. {{cite web}}: CS1 maint: архивная копия в заголовке ( ссылка )

[11] Seeburger (2007), «Решения для автоматизации обработки счетов»

[12] Тайто. (2009). Будущее электронного выставления счетов, стр. 5. Получено из digitdoc: «Архивная копия» (PDF) . Архивировано из оригинала (PDF) 21 октября 2012 г. Проверено 17 июня 2013 г. {{cite web}}: CS1 maint: архивная копия в заголовке ( ссылка )

[13] «Пошаговый сценарий обработки счетов с использованием искусственного интеллекта» . НуАИг . 22 октября 2021 г. Проверено 25 ноября 2021 г.

[14] Хилл, М.Г. (nd). Краткая история электронного обмена данными, стр. 6. Получено с BizTalk Server 2000: Руководство для начинающих: http://books.mcgraw-hill.com/downloads/products/0072190116/0072190116_ch01.pdf. Архивировано 9 марта 2014 г. Вейбэк-машина

[15] ГКСС. (1997). Краткая история. Получено из Основы электронного выставления счетов: http://www.einvoicingbasics.co.uk/what-is-e-invoicing/a-brief-history/.

[16] Бруно Кох, Г. (апрель 2013 г.). Электронное выставление счетов/Электронный биллинг. Получено с GSX: http://www.gxs.co.uk/wp-content/uploads/billentis-2013-report.pdf.

[17] «Статья: Роботизированная автоматизация процессов кредиторской задолженности – завтра уже сегодня» . wns.com . Проверено 29 июля 2016 г.

[18] «Стратегическое видение КПМГ на рынке снабжения на 2016 год» . 13 апреля 2016 г. {{cite journal}}: Для цитирования журнала требуется |journal= ( помощь )

[1]

[2]

[3]

[4]

[5]

[6]

[7]

[8]

[9]

[10]

[11]

[12]

[13]

[14]

[15]

[16]

[17]

[18]