Управление записями

Управление записями , также известное как управление записями и информацией , представляет собой организационную функцию, посвященную управлению информацией в организации на протяжении всего ее жизненного цикла , с момента создания или получения до ее окончательного использования. Это включает в себя выявление, классификацию, хранение, защиту, извлечение, отслеживание и уничтожение или постоянное сохранение записей. Стандарт ISO 15489-1:2001 ( «ISO 15489-1:2001» ) определяет управление записями как «[область] управления, отвечающую за эффективный и систематический контроль создания, получения, ведения, использования и уничтожения записей. включая процессы сбора и хранения доказательств и информации о деловой деятельности и транзакциях в форме записей».

Записи организации сохраняют аспекты институциональной памяти. При определении срока хранения записей важна возможность их повторного использования. Многие из них хранятся как свидетельства деятельности, транзакций и решений. Другие документируют, что произошло и почему. Цель управления записями является частью более широкой функции организации по корпоративному управлению, управлению рисками и обеспечению соответствия и в первую очередь связана с управлением доказательствами деятельности организации, а также снижением или смягчением связанных с ней рисков. Недавние исследования показывают связь между управлением записями и подотчетностью в управлении.

Понятия записи

Понятие записи определяют по-разному. ISO 15489-1:2016 определяет записи как «информацию, созданную, полученную и хранимую в качестве доказательства и актива организацией или лицом для выполнения юридических обязательств или в ходе деловых операций». Несмотря на то, что управление записями имеет множество целей и преимуществ, как подчеркивается в этом определении, ключевой особенностью записей является их способность служить свидетельством события. Надлежащее управление записями может помочь сохранить эту особенность записей.

Недавние комплексные исследования определили записи как «постоянные изображения деятельности», записанные или созданные участниками или наблюдателями. Этот транзакционный взгляд подчеркивает важность контекста и процесса в определении и значении записей. Напротив, предыдущие определения подчеркивали доказательные и информационные свойства записей. В организационном контексте записи — это материалы, созданные или полученные организацией в ходе коммерческой деятельности или в целях выполнения юридических обязательств или в соответствии с ними. Это организационное определение документации проистекает из ранней теоретизации архивов как органической совокупности записей, то есть «письменных документов, рисунков и печатных материалов, официально полученных или произведенных административным органом или одним из его должностных лиц».

Терминология управления ключевыми записями

Не все документы являются записями. Запись — это документ , сознательно сохраняемый в качестве доказательства действия. Системы управления записями обычно различают записи и незаписи (удобные копии, черновики, дубликаты), которые не требуют формального управления. Многие системы, особенно для электронных записей, требуют, чтобы документы были официально объявлены как записи, чтобы ими можно было управлять. После объявления запись не может быть изменена и может быть удалена только в соответствии с правилами системы.

Записи могут быть защищены контролем доступа , чтобы регулировать, кто может получить к ним доступ и при каких обстоятельствах. Для обеспечения безопасности конфиденциальных записей можно использовать физические средства контроля: например, личные дела, в которых хранятся конфиденциальные личные данные, могут храниться в запертом шкафу с журналом контроля для отслеживания доступа. Системы цифровых записей могут включать в себя элементы управления доступом на основе ролей, позволяющие назначать сотрудникам разрешения (на просмотр, изменение и/или удаление) в зависимости от их роли в организации. изменения . Для обеспечения целостности записей можно вести контрольный журнал, показывающий все доступы и

Так же, как записи организации имеют различные форматы, порядок хранения записей может различаться в разных организациях. Ведение файлов может осуществляться владельцем, уполномоченным лицом, хранилищем документов или клерком. Записи могут управляться централизованно, например, в центре документации или хранилище, либо контроль за записями может быть децентрализован между различными отделами и местами внутри организации. Записи могут быть формально и дискретно идентифицированы путем кодирования и помещены в папки, специально предназначенные для оптимальной защиты и емкости, или они могут быть случайно идентифицированы и сохранены без видимой индексации. Организации, которые небрежно управляют записями, сталкиваются с трудностями при доступе и извлечении информации, когда это необходимо. Неэффективность систем ведения и хранения документов может оказаться дорогостоящей с точки зрения напрасной траты места и ресурсов, затраченных на поиск документов.

Неактивная запись — это запись, которая больше не нужна для ведения текущей деятельности, но сохраняется до истечения срока ее хранения , например, когда заканчивается проект, выводится из эксплуатации линейка продуктов или заканчивается период финансовой отчетности. достигается. Эти записи могут иметь деловую, юридическую, финансовую или историческую ценность для организации в будущем и, следовательно, должны храниться в течение короткого или постоянного периода. Записи ведутся в соответствии с графиком хранения. После того, как срок жизни записи истек в соответствии с заранее установленным периодом и нет никаких юридических удержаний, она подлежит окончательному уничтожению, которое может включать уничтожение, передачу или постоянное сохранение.

План аварийного восстановления — это письменный и утвержденный курс действий, который следует предпринять после стихийного бедствия, в котором подробно описывается, как организация будет восстанавливать критически важные бизнес-функции и восстанавливать поврежденные или находящиеся под угрозой записи.

Активная запись — это запись, необходимая для выполнения текущих операций, подверженная частому использованию и обычно расположенная рядом с пользователем. В прошлом «управление записями» иногда использовалось только для обозначения управления записями, которые больше не используются в повседневной жизни, но их все еще необходимо хранить – «полутекущие» или «неактивные» записи, часто хранящиеся в подвалах или за пределами предприятия. . Более современное использование имеет тенденцию относиться ко всему « жизненному циклу » записей – от момента создания до их окончательного уничтожения.

Формат и носитель записей, как правило, не имеют значения для целей управления записями с той точки зрения, что записи необходимо идентифицировать и управлять ими, независимо от их формы. ISO рассматривает управление как физическими, так и электронными записями. Кроме того, раздел DL1.105 Министерства обороны США стандарта DoD 5015.02-STD (2007 г.) определяет управление записями как «планирование, контроль, руководство, организацию, обучение, продвижение и другие управленческие действия, включающие жизненный цикл информации, включая создание, обслуживание (использование, хранение, извлечение) и удаление, независимо от носителя».

Теория управления записями

Жизненный цикл записей

Основная статья: Жизненный цикл записей

состоит Жизненный цикл записи из отдельных этапов, охватывающих период жизни записи от ее создания до окончательного уничтожения. На этапе создания рост записей обеспечивается современными электронными системами. Записи будут по-прежнему создаваться и фиксироваться организацией с взрывной скоростью, пока она ведет свою деятельность. Корреспонденция о сбое продукта пишется для внутреннего руководства, финансовые отчеты и отчеты создаются для общественного и регулирующего контроля, старый корпоративный логотип удаляется, а новый, включая цветовую схему и утвержденный корпоративный шрифт, занимает свое место в истории организации. .

Примеры фаз записей включают этапы создания записи, изменения записи, перемещения записи через различные состояния во время ее существования и уничтожения записи.

На протяжении всего жизненного цикла документации такие вопросы, как безопасность, конфиденциальность, аварийное восстановление, новые технологии и слияния, решаются специалистами по управлению записями и информацией, ответственными за организационные программы. Специалисты по управлению записями и информацией играют важную роль в контроле и защите информационных активов организации. Они понимают, как эффективно и экономично управлять созданием, доступом, распространением, хранением и уничтожением записей и информации, используя методологию, принципы и передовой опыт управления записями и информацией в соответствии с законами и правилами о записях и информации.

Теория континуума записей

Основная статья: Модель континуума записей

Теория континуума записей — это абстрактная концептуальная модель, которая помогает понять и изучить деятельность по ведению документации в отношении множества контекстов в пространстве и времени.

Практика и концепции управления записями

Менеджер по документации — это человек, который отвечает за управление записями в организации.

В разделе 4 стандарта ISO 15489-1:2001 говорится, что управление записями включает в себя:

• установление политики и стандартов
• распределение обязанностей и полномочий
• установление и распространение процедур и руководящих принципов
• предоставление ряда услуг, связанных с управлением и использованием записей
• проектирование, внедрение и администрирование специализированных систем управления записями
• интеграция управления записями в бизнес-системы и процессы

Таким образом, практика управления записями может включать:

• планирование информационных потребностей организации
• выявление информации, требующей сбора
• создание, утверждение и обеспечение соблюдения политик и методов в отношении записей, включая их организацию и удаление.
• разработка плана хранения записей, который включает краткосрочное и долгосрочное хранение физических записей и цифровой информации.
• идентификация, классификация и хранение записей
• координация доступа к записям внутри и за пределами организации, балансирование требований деловой конфиденциальности, конфиденциальности данных и публичного доступа.
• идентификация и ведение записей в течение определенного периода хранения
• реализация политики хранения записей, которые больше не нужны по оперативным причинам; в соответствии с политикой организации, законодательными требованиями и другими положениями это может подразумевать либо их уничтожение, либо постоянное сохранение в архиве .

Принципы управления записями и автоматизированные системы управления записями помогают собирать, классифицировать и постоянно управлять записями на протяжении всего их жизненного цикла. ARMA International определяет управление записями как «область управления, отвечающую за создание и внедрение политик, систем и процедур для сбора, создания, доступа, распространения, использования, хранения, защиты, извлечения и обеспечения уничтожения записей и информации организации». Такая система может быть бумажной (например, учетные карточки, используемые в библиотеке ) или может включать в себя компьютерную систему, например приложение для управления электронными записями.

Защищенные решения

Защищенное решение — это решение, которое может быть подкреплено четко документированными политиками, процессами и процедурами, определяющими, как и почему выполняется работа, а также решением, которое имеет четко документированное подтверждение моделей поведения, доказывающее, что организация следует таким документированным ограничениям наилучшим образом. своих способностей.

Хотя защитимость применима ко всем аспектам жизненного цикла документов, она считается наиболее важной в контексте уничтожения документов, где она известна как « защитимое распоряжение » или « защитимое уничтожение », и помогает организации явно обосновать и доказать такие вещи, как, например, кто уничтожает. записи, почему они их уничтожают, как они их уничтожают, когда они их уничтожают и где они их уничтожают.

Классификация

Менеджеры документации используют классификацию или категоризацию типов записей для логической организации записей, создаваемых и поддерживаемых учреждением. Такие классификации помогают выполнять такие функции, как создание, организация, хранение, поиск, перемещение и уничтожение записей.

На самом высоком уровне классификации находятся физические и электронные записи. (Это спорно; записи определяются как таковые независимо от носителя. ISO 15489 и другие передовые практики провозглашают классификацию, основанную на функциях, а не на носителях, поскольку закон определяет записи как определенные виды информации независимо от носителя.)

Физические записи — это записи, например бумажные, к которым можно прикасаться и которые занимают физическое пространство.

Электронные записи , также часто называемые цифровыми записями , — это записи, которые создаются и используются устройствами информационных технологий .

Классификация записей достигается за счет разработки, обслуживания и применения таксономий , которые позволяют менеджерам записей выполнять такие функции, как категоризация, маркировка, сегментация или группировка записей по различным признакам.

Корпоративные записи

Записи предприятия представляют собой те записи, которые являются общими для большинства предприятий, независимо от их функции, цели или сектора. Такие записи часто вращаются вокруг повседневной деятельности предприятия и охватывают такие области, как судебные разбирательства, управление сотрудниками, управление консультантами или подрядчиками, взаимодействие с клиентами, закупки, продажи и контракты.

Типы предприятий, которые производят такие записи и работают с ними, включают, помимо прочего, коммерческие компании, некоммерческие компании и государственные учреждения.

Отраслевые рекорды

Отраслевые записи представляют собой те записи, которые являются общими и применимы только к определенной отрасли или группе отраслей. Примеры включают, помимо прочего, записи медицинской промышленности (например, Закон о переносимости и подотчетности медицинского страхования ), записи фармацевтической промышленности и записи пищевой промышленности.

Юридическое хранение записей

Записи, хранящиеся по закону, — это записи, которые по поручению, как правило, юрисконсульта или специалиста по обеспечению соблюдения требований хранить в течение определенного периода времени либо правительством, либо предприятием, а также в целях решения потенциальных проблем, связанных с проверками соответствия и судебными разбирательствами. . Таким записям присваиваются признаки юридического хранения , которые дополняют классификацию, являющуюся результатом классификации предприятия или отрасли .

Характеристики данных юридического удержания могут включать, помимо прочего, такие вещи, как флаги юридического удержания (например, юридическое удержание = True или False), организацию, осуществляющую юридическое удержание, описания того, почему записи должны храниться на законных основаниях, какой период времени записи должны храниться. и место удержания.

График хранения документации

документации График хранения — это документ, часто разрабатываемый с использованием концепций архивной оценки и анализа делового и правового контекста в предполагаемых юрисдикциях, в котором указывается, как долго необходимо хранить определенные типы записей, прежде чем они могут быть уничтожены. Для использования графика хранения необходимо разработать ряд руководящих принципов, которые можно будет рассмотреть для реализации.

Управление физическими записями

Управление физическими записями включает в себя различные дисциплины или возможности и может опираться на различные формы знаний.

Идентификация записей

Если предмет представлен как юридическая запись, его подлинность должна быть подтверждена. Судебным экспертам может потребоваться изучить документ или артефакт , чтобы определить, что он не является подделкой и что любые повреждения, изменения или недостающее содержимое задокументированы. В крайних случаях предметы могут быть подвергнуты микроскопическому , рентгеновскому , радиоуглеродному или химическому анализу. Этот уровень аутентификации встречается редко, но требует особого внимания при создании и хранении записей организации.

Хранение записей

Записи должны храниться таким образом, чтобы они были доступны и защищены от ущерба окружающей среде. Типичный бумажный документ можно хранить в картотеке в офисе. Однако в некоторых организациях используются файловые хранилища со специальным контролем окружающей среды, включая температуру и влажность . Важные записи , возможно, потребуется хранить в устойчивом к стихийным бедствиям сейфе или хранилище для защиты от пожара, наводнения, землетрясений и конфликтов. В крайних случаях предмет может потребовать как защиты от стихийных бедствий , так и публичного доступа, как, например, оригинал подписанной Конституции США . Возможно, потребуется проконсультироваться с инженерами-строителями, чтобы определить, может ли картотека эффективно выдерживать вес полок и картотечных шкафов, заполненных бумагой; исторически некоторые военные суда проектировались с учетом веса их рабочих процедур на бумаге как части балласта . уравнения (современные технологии учета перенесли большую часть этой информации в электронное хранилище). В дополнение к локальному хранению документации многие организации имеют собственные удаленные центры документации или заключают контракты с коммерческими центрами документации.

Получение записей

Помимо возможности хранить записи, предприятия должны также создать надлежащие возможности для поиска записей в случае, если они необходимы для таких целей, как аудит или судебный процесс, или в случае уничтожения. Возможности поиска записей усложняются при работе с электронными записями, особенно если они не были должным образом помечены или классифицированы для обнаружения.

Обращение записей

Отслеживание записи, пока она находится за пределами обычного места хранения, называется обращением. Часто это решается с помощью простых процедур письменной записи. Однако во многих современных системах хранения документов используются компьютеризированные системы, включающие сканеры штрих-кодов или технологию радиочастотной идентификации ( RFID ) для отслеживания перемещения документов. Их также можно использовать для периодического аудита с целью выявления несанкционированного перемещения записи.

Утилизация записей

Утилизация записей не всегда означает уничтожение . Сюда также может входить передача в исторический архив, музей или частному лицу. Большие объемы бумажных документов и недоступность активных бумажных документов являются одними из причин, которые вынуждают организации удалять или уничтожать документы. Уничтожение записей должно быть разрешено законом, статутом, постановлением или рабочими процедурами, и записи следует утилизировать с осторожностью, чтобы избежать непреднамеренного раскрытия информации. Этот процесс должен быть хорошо документирован, начиная с графика хранения документации, а также политик и процедур, одобренных на самом высоком уровне. Следует вести инвентарный список утилизированных записей, включая подтверждение того, что они были уничтожены. Записи никогда не следует просто выбрасывать как мусор. Большинство организаций используют такие процессы, как измельчение, измельчение бумаги или сжигание.

Коммерчески доступные продукты позволяют управлять записями посредством всех процессов: активных, неактивных, архивных, планирования хранения и удаления. Некоторые также используют технологию RFID для отслеживания физических файлов.

Управление цифровыми записями

Общие принципы управления записями применимы к записям любого формата. Однако цифровые записи вызывают конкретные проблемы. Труднее обеспечить сохранность и защиту содержания, контекста и структуры документов, когда документы не имеют физического существования. Это имеет важные последствия для аутентичности, надежности и достоверности записей.

В настоящее время проводится много исследований по управлению цифровыми записями. Проект « Международное исследование постоянных аутентичных записей в электронных системах» (InterPARES) является одним из примеров такой инициативы. Проект InterPARES, базирующийся на базе Школы библиотечных, архивных и информационных исследований Университета Британской Колумбии в Ванкувере, Британская Колумбия, Канада, представляет собой совместный проект исследователей со всего мира, стремящихся разрабатывать теории и методологии для обеспечения надежности, точность и подлинность цифровых записей.

Функциональные требования к компьютерным системам управления цифровыми записями были разработаны Министерством обороны США . Национальный архив Соединенного Королевства и Европейская комиссия, чья спецификация MoReq ( Типовые требования к управлению электронными записями ) была переведена как минимум на двенадцать языков при финансовой поддержке Европейской комиссии .

Особую озабоченность вызывает возможность доступа к цифровым записям и их чтения с течением времени, поскольку быстрые темпы изменений в технологиях могут сделать программное обеспечение, используемое для создания записей, устаревшим, в результате чего записи станут нечитаемыми. Для решения этой проблемы проводится значительный объем исследований по теме сохранения цифровой информации . Государственный архив штата Виктория (PROV), расположенный в Мельбурне, Австралия, опубликовал Викторианскую стратегию электронных записей (VERS) , которая включает стандарт сохранности, долгосрочного хранения и доступа к постоянным электронным записям. Стандарт VERS был принят всеми правительственными ведомствами штата Виктория. PROV создал цифровой архив, чтобы предоставить широкой публике доступ к постоянным записям. Архивы Новой Зеландии также создают цифровой архив.

Электронный налоговый учет

Электронные налоговые отчеты — это компьютерные/небумажные версии отчетов, требуемые налоговыми органами, такими как Налоговая служба . Существует значительная путаница в отношении того, что представляет собой приемлемые цифровые записи для IRS , поскольку эта концепция относительно нова. Эта тема обсуждается в Публикации 583 и Бюллетене 1997-13 , но не в деталях.

Предприятия и частные лица, желающие преобразовать свои бумажные документы в сканированные копии, могут подвергнуться риску, если они это сделают. Например, неясно, IRS примет ли аудитор сканированную копию квитанции о покупке в формате JPEG , PNG или PDF для вычитаемой статьи расходов.

Текущие проблемы

Соблюдение требований и юридические вопросы

Хотя государственное управление, здравоохранение и юриспруденция имеют долгую историю управления документами, корпоративный сектор в целом проявляет меньший интерес. Ситуация изменилась в последние годы из-за новых требований соответствия, частично вызванных такими скандалами, как дело Enron / Andersen , а также недавними проблемами в Morgan Stanley . Вопросы соответствия корпоративным записям, включая требования к срокам хранения и необходимость раскрытия информации в результате судебных разбирательств, стали считаться важными. Такие законы, как Закон Сарбейнса-Оксли США , привели к большей стандартизации методов управления записями. С 1990-х годов переход к электронным записям привел к необходимости тесных рабочих отношений между менеджерами по делопроизводству и ИТ-менеджерами, особенно включая юридические аспекты, ориентированные на соблюдение требований и управление рисками.

Безопасность

Конфиденциальность , защита данных и кража личных данных становятся вопросами, вызывающими все больший интерес. В результате возросла роль менеджера по делопроизводству в защите документации организации. Необходимость гарантировать, что личная информация не будет храниться без необходимости, привела к тому, что большее внимание уделялось графикам хранения и уничтожению записей.

Прозрачность

Возросшая важность прозрачности и подотчетности в государственном управлении, отмеченная широким принятием законов о свободе информации , привела к акценту на необходимости управления записями, чтобы к ним мог быть легко доступен общественность. Например, в Соединенном Королевстве раздел 46 Закона о свободе информации 2000 года требовал от правительства публикации Кодекса практики управления записями для государственных органов. Аналогичным образом, законодательство Европейского Союза о защите данных и экологической информации, требующее от организаций раскрывать информацию по запросу, создает потребность в эффективном управлении такими записями.

Принятие и реализация

Внедрение необходимых изменений в организационную культуру является серьезной проблемой, поскольку управление записями часто рассматривается как ненужная или низкоприоритетная административная задача, которую можно выполнить на самых низких уровнях внутри организации. Репутационный ущерб, причиненный плохим управлением записями, показал, что ответственность за управление записями лежит на всех сотрудниках организации.

Вопросом, который вызвал большие споры среди менеджеров по делопроизводству, было некритическое внедрение электронных систем управления документами и записями .

Влияние Интернета и социальных сетей

Еще одним вопросом, представляющим большой интерес для менеджеров по документации, является влияние Интернета и связанных с ним социальных сетей, таких как вики , блоги , форумы и компании, такие как Facebook и Twitter , на традиционные методы, принципы и концепции управления записями, поскольку многие из них инструменты позволяют быстро создавать и распространять записи, причем зачастую даже в анонимной форме.

Управление жизненным циклом записей

Сложная задача для многих предприятий связана с отслеживанием записей на протяжении всего жизненного цикла информации , чтобы в любой момент было ясно, где находится запись и существует ли она вообще. Отслеживание документов на протяжении их жизненного цикла позволяет сотрудникам управления документами понять, когда и как применять правила, связанные с документами, такие как правила законного хранения или уничтожения.

Преобразование бумажных записей в электронную форму

Поскольку мир становится все более цифровым по своей природе, постоянно растущей проблемой для сообщества управления документами становится преобразование существующих или поступающих бумажных документов в электронную форму. Такие преобразования чаще всего выполняются с целью экономии затрат на хранение, места для хранения и в надежде сократить время поиска записей.

такие инструменты, как сканеры документов , программное обеспечение для оптического распознавания символов и системы электронного управления документами Для облегчения таких преобразований используются .

Образование и сертификация

Многие колледжи и университеты предлагают программы на получение степени в области библиотечных и информационных наук, которые охватывают управление документами. Кроме того, существуют профессиональные организации, которые предоставляют практикующим специалистам отдельную профессиональную сертификацию без получения степени - звание сертифицированного менеджера по учету или CRM.

Системы электронного документооборота

Система управления электронными документами и записями — это компьютерная программа или набор программ, используемых для отслеживания и хранения записей. Этот термин отличается от изображениями и систем управления документами , которые специализируются на сборе документов и управлении документами соответственно. Системы управления электронными записями обычно предоставляют специализированные функции безопасности и аудита, адаптированные к потребностям менеджеров по документации.

Национальное управление архивов и документации (NARA) одобрило стандарт 5015.2 Министерства обороны США как «адекватную и подходящую основу для решения основных проблем управления записями в автоматизированной среде, которая все больше характеризует создание и использование записей». Поставщики управления записями могут быть сертифицированы как соответствующие DoD 5015.2-STD после проверки со стороны Объединенной команды тестирования совместимости , которая разрабатывает процедуры тестовых сценариев, пишет подробные и краткие окончательные отчеты по продуктам, сертифицированным по 5015.2, и выполняет проверку программного обеспечения на месте.

Национальный архив Великобритании опубликовал два набора функциональных требований для содействия развитию рынка программного обеспечения для управления электронными записями (1999 и 2002 гг.). Компания запустила программу оценки продукции на соответствие требованиям 2002 года. Хотя эти требования изначально были сформулированы в сотрудничестве с центральным правительством, они были с энтузиазмом подхвачены многими представителями государственного сектора в Великобритании и в других частях мира. Программа тестирования закрыта; Национальный архив больше не принимает заявки на тестирование. Требования Национального архива 2002 года остаются актуальными.

Европейская комиссия опубликовала « MoReq », Типовые требования к электронным записям и управлению документами, в 2001 году. Хотя это и не формальный стандарт, он широко известен и называется стандартом. Это финансировалось программой Комиссии IDA и было разработано по инициативе Форума DLM . Основное обновление MoReq, известное как MoReq2, было опубликовано в феврале 2008 года. Это также было инициировано Форумом DLM и профинансировано Европейской Комиссией, на этот раз через ее программу IDABC (преемницу IDA). Структура тестирования программного обеспечения и схема XML сопровождают MoReq2; Режим тестирования программного обеспечения на соответствие был согласован на конференции DLM Forum в Тулузе в декабре 2008 года.

Национальный архив Австралии (NAA) опубликовал Функциональные спецификации для программного обеспечения систем управления электронными записями (ERMS) и связанные с ними Рекомендации по реализации функциональных спецификаций для программного обеспечения систем управления электронными записями в качестве предварительных проектов в феврале 2006 года.

В июне 2005 года Архивы Новой Зеландии опубликовали «Стандарт электронных систем ведения учета по своему усмотрению» (Стандарт 5), выпущенный в соответствии с разделом 27 Закона о государственных архивах 2005 года.

Центры коммерческой документации

Центры коммерческого учета — это учреждения, которые предоставляют услуги по хранению бумажных документов для организаций. В некоторых случаях они также предлагают хранение записей, хранящихся в электронных форматах. Коммерческие центры документации обеспечивают хранение бумажных документов высокой плотности, а некоторые предлагают хранение с контролируемым климатом для чувствительных небумажных и критически важных (жизненно важных) бумажных носителей. Существует торговая организация коммерческих центров записи (например, PRISM International), однако не все поставщики услуг являются ее членами.

См. также

• Корпоративная память
• Проектирование и внедрение систем учета ( DIRKS )
• Стандарт критериев проектирования для программных приложений для управления электронными записями (DoD 5015.2)
• Изображение документа
• Управление документами
• Управление корпоративным контентом ( ECM ) или управление контентом
• Общество управления информацией и записями
• Машиночитаемые документы
• Безбумажный офис
• Система архивирования и передачи изображений
• Жизненный цикл записи
• Таксономия управления записями
• Менеджер записей
• Система управления реляционными базами данных
• График хранения
• Национальный архив Соединенного Королевства, The
• Национальное управление архивов и документации США

Внешние ссылки

• Общепринятые принципы ведения учета ARMA
• Список управления записями