Справочник сотрудника
 | Эта статья нуждается в дополнительных цитатах для проверки . ( август 2013 г. ) |
Справочник для сотрудников , иногда также известный как руководство для сотрудников , справочник для персонала или руководство по политике компании , представляет собой книгу, которую работодатель дает сотрудникам.
Справочник для сотрудников можно использовать для объединения информации о трудоустройстве и работе, которую необходимо знать сотрудникам. Обычно он имеет три типа контента: [1]
- Культура: приветственное заявление, миссия или цель компании, ценности компании и многое другое.
- Общая информация: организация праздников, льготы компании, правила, не требуемые законом, краткое изложение правил и многое другое.
- В зависимости от конкретного случая: политика компании, правила, дисциплинарные процедуры и процедуры рассмотрения жалоб, а также другая информация, созданная по образцу трудового законодательства или нормативных актов.
Справочник для сотрудников, если он существует, почти всегда является частью процесса адаптации или введения в должность новых сотрудников в компании. Письменное руководство для сотрудников дает четкие советы сотрудникам и создает культуру, в которой проблемы решаются справедливо и последовательно.
Содержание
[ редактировать ]Хотя это часто варьируется от бизнеса к бизнесу, конкретные области, которые могут быть затронуты в справочнике для сотрудников, включают:
- Приветственное заявление, в котором также может быть кратко описано история компании, причины ее успеха и то, как сотрудник может способствовать будущим успехам.
- Культурная информация, такая как заявление о миссии, видении или целях , информация об организационных ценностях , историческая информация о компании и/или заявление о целях и задачах бизнеса.
- Ориентационные процедуры. Обычно это включает в себя предоставление менеджеру по персоналу или другому назначенному сотруднику заполненных форм удержания подоходного налога , предоставление удостоверения личности и права на работу (в соответствии с Законом США об иммиграционной реформе и контроле 1986 года ), доказательство прохождения теста на наркотики (согласно Закону США об иммиграционной реформе и контроле 1986 года). назначенный медицинский центр) и другие необходимые формы.
- Определения полной и неполной занятости, а также льгот, которые получает каждая классификация. Кроме того, в этой области также описываются процедуры хронометража (например, определение «рабочей недели»). В этой области также может содержаться информация о ежедневных перерывах (на обед и отдых).
- Информация о заработной плате и льготах сотрудников (например, об отпуске и страховке). Обычно новым сотрудникам предоставляются некоторые льготы, а также дополнительные вознаграждения (например, участие в программе пенсионного счета 401K , дополнительный отпуск и повышение заработной платы) после работы в компании в течение определенного периода времени. Они прописаны в этом разделе.
- Руководящие принципы и процедуры в отношении поездок и расходов (T&E).
- Информация о различных типах отпусков, включая праздничные дни , оплачиваемый отпуск (PTO), больничный , личный отпуск, военный отпуск, отпуск в связи с утратой и отпуск для голосования. Если на работодателя распространяется Закон США об отпуске по семейным обстоятельствам и болезни от 1993 года (обычно это 50 или более сотрудников), справочник обычно содержит информацию о FMLA и часто включает конкретные правила в отношении отпуска по уходу за ребенком и отпуска по болезни.
- Ожидания в отношении политики поведения и дисциплины. Эти разделы включают политику поведения в таких областях, как сексуальные домогательства , употребление алкоголя и наркотиков, а также посещаемость; плюс основания для увольнения (т. е. увольнение, увольнение ) и соблюдение надлежащей правовой процедуры . Эта область также может включать информацию о подаче жалоб начальству и/или коллегам, а также об общении вопросов, связанных с работой, с руководителями и/или менеджерами компании.
- Рекомендации по проведению проверок эффективности работы сотрудников (например, как и когда они проводятся).
- Политика продвижения по службе, перевода или понижения в должности на определенную должность.
- Правила относительно почты; пользование телефоном, оборудованием компании, Интернетом и электронной почтой ; и использование сотрудниками автотранспортных средств для выполнения рабочих заданий.
- Процедуры реагирования на несчастные случаи на производстве, например, повлекшие за собой травмы.
- Как работник может добровольно уволиться с работы (путем выхода на пенсию или увольнение), а также выходных собеседований.
- Требование о том, чтобы сотрудники сохраняли конфиденциальность определенной деловой информации. Эта область обычно включает информацию о раскрытии записей и информации о сотрудниках, а также о том, кто может получать и проверять информацию.
Изменения в справочнике сотрудников варьируются от компании к компании. Во многих крупных компаниях обновленное руководство выходит ежегодно или через другие регулярные промежутки времени. Рекомендуется регулярно обновлять справочники по мере изменения законов и правил.
Форма подтверждения получения
[ редактировать ]Новым сотрудникам часто требуется подписать форму подтверждения, подтверждающую, что они получили, прочитали и поняли информацию, содержащуюся в справочнике для сотрудников, и приняли его условия. [2]
Формы подтверждения обычно имеют дополнительный контент:
- Отказ от ответственности о том, что справочник не является договором или иным трудовым договором.
- Заявление о том, что руководство может со временем меняться с уведомлением или без него, и сотрудник согласен с этими изменениями. Это попытка работодателей защитить себя от ответственности, если политика изменится, а работник не будет явно уведомлен об этом изменении.
- В США работодатели по собственному желанию также обычно заявляют тот факт, что трудоустройство осуществляется по собственному желанию и трудовые отношения могут быть прекращены в любое время по любой причине, с указанием причины или без нее.
Несвоевременное подписание сотрудником формы подтверждения может помешать его приему на работу или привести к увольнению.
Справочники для сотрудников, ориентированных на культуру
[ редактировать ]В 2009 году Netflix публично выпустил презентацию под названием «Культура Netflix: свобода и ответственность». [3] это описывало их переход от корпоративной культуры, основанной на командовании и контроле, к культуре, основанной на свободе и ответственности. Презентация стала вирусной и по состоянию на март 2018 года собрала более 17 миллионов просмотров.
Поскольку в презентации также обсуждаются другие общие политики компании, ее часто называют справочником для сотрудников Netflix. Это оказало большое влияние: многие компании скопировали их политику «неограниченных» отпусков. [4] и их простая политика расходов «Действовать в интересах Netflix».
Рядом с Руководством Valve для новых сотрудников [5] и Книга культуры Zappos , [6] Презентация побудила многие компании создать справочники для сотрудников, ориентированные на культуру, в которых подчеркивается культура их компании вместо или раньше политик, которые можно найти в традиционном справочнике для сотрудников. [7] Даже политика переписана совсем не так, как того требует традиция, или включает в себя неформальное изложение или введение простым языком.
Нужна книжка для сотрудников
[ редактировать ]Федеральные законы и законы штатов, а также растущее число судебных разбирательств, связанных с участием сотрудников, против руководства убедительно свидетельствуют о том, что письменное заявление о политике компании является деловой необходимостью для фирм любого размера.
Например, Комиссия США по равным возможностям трудоустройства сообщила, что в 2005 году компании выплатили более 378 миллионов долларов США в рамках несудебных урегулирований, связанных с дискриминацией. В 2014 году EEOC получила в общей сложности 88 778 обвинений в дискриминации, выдвинутых против частного бизнеса. [8]
Другими примерами судебных разбирательств против компании, связанных с действиями сотрудников, являются разглашение личной информации клиента и, конечно же, действия одного сотрудника против другого; сексуальные домогательства являются одним из видов оскорбительного поведения сотрудников.
Тем не менее, некоторые юрисконсульты рекомендуют очень небольшим компаниям (менее 10 или 15 сотрудников) вообще не иметь справочника, поскольку большинству очень маленьких компаний трудно выделить время или ресурсы для поддержания актуального справочника для сотрудников. Для очень небольших компаний может быть менее рискованно вообще не иметь документированной политики, чем иметь вводящую в заблуждение, устаревшую или неполную политику. [9] [10] Однако другие утверждают, что небольшим организациям, таким как некоторые НПО, выгодно поддерживать руководство по политике качества для сотрудников. [10]
Одним из наиболее важных аспектов любого справочника для сотрудников является его актуальность по мере изменения законов. Если компания решает опубликовать свое руководство на нескольких языках, каждую версию следует обновлять одновременно.
Справочники для сотрудников крайне необходимы при ведении бизнеса, они помогают работодателям управлять своим бизнесом без каких-либо сложностей и конфликтов интересов, а также помогают сотрудникам понять, что от них ожидают во время работы.
Справочники для сотрудников должны быть проверены адвокатом на предмет соответствия и соответствия действующим федеральным законам, законам штата или провинции. Например, во многих штатах США действуют специальные законы, выходящие за рамки федеральных законов . По этой причине в Калифорнии не следует использовать справочник для сотрудников штата Нью-Мексико. В США Калифорния является штатом с наибольшим количеством правил, выходящих за рамки федерального закона. Компании, работающие там, обычно имеют специальный контент для сотрудников Калифорнии. Другими штатами, в которых обычно требуется специальный контент, являются Нью-Йорк, Массачусетс, Иллинойс, Коннектикут, Вашингтон и Техас.
В Соединенном Королевстве справочник работника также может являться частью условий найма работника. необходимо Если на предприятии работают пять или более человек, согласно Закону о безопасности и гигиене труда иметь письменное заявление о политике компании в области охраны труда и техники безопасности. [11]
Ссылки
[ редактировать ]- ^ «Три типа содержания справочников сотрудников — цифровые справочники сотрудников Culture-First от Blissbook» . blissbook.com .
- ^ «Подтверждение: получение справочника» . ШРМ . 19 августа 2014 г. Проверено 29 марта 2017 г.
- ^ Культура Netflix: свобода и ответственность
- ^ Рензулли, Керри Энн (14 октября 2015 г.). «Почему ваша компания хочет предоставить вам неограниченный отпуск» . Деньги.com . Архивировано из оригинала 8 сентября 2021 года.
- ^ Справочник для новых сотрудников.
- ^ Книга культуры
- ^ О'Ди, Томас (2017). «Как написать руководство для сотрудников в области культуры» (PDF) . Книга Блаженства .
- ^ «Тенденции в судебных процессах по трудоустройству - инфографика CEDR HR» . КЕДР . Проверено 26 января 2016 г.
- ^ «Справочники для сотрудников могут создать риск для компании, если вы не сделаете их правильно» . ЭРЕ Медиа . 19 октября 2015 г. Проверено 29 марта 2017 г.
- ^ Jump up to: а б Кэмерон, Бобби Томас (2015). «Политические руководства: важно для управления НПО» (PDF) . Рандеву . 15 . Атлантический совет международного сотрудничества: 12.
- ^ https://www.hse.gov.uk/simple-health-safety/policy/index.htm Руководитель отдела здравоохранения и безопасности: подготовьте политику здравоохранения и безопасности.
