Инвентарь (музеи)
Опись . представляет собой подробный список объектов, к которым или получил музей присоединился их взаймы, и которые должны быть физически обнаружены экспертом Полная, стопроцентная инвентаризация или выборочная инвентаризация коллекции должна проводиться периодически, чтобы гарантировать, что музей работает в соответствии с передовыми практиками и в целях безопасности. [1] Музей несет юридическую и этическую ответственность за поддержание актуальной информации с подробным описанием местонахождения всех объектов в коллекции, включая предметы, предоставленные во временное пользование, и предметы, которые еще не поступили в обращение; это предусмотрено многими музейными ассоциациями, в том числе Американской ассоциацией музеев . [2]
История практики (США) [ править ]
Американская ассоциация музеев опубликовала «Кодекс этики музейных работников» в 1925 году. [3] что предвещало создание курсов обучения правильному управлению музейными коллекциями. [4] Первые правила регистрации музейных предметов были опубликованы в 1958 году в работе Дороти Х. Дадли из Музея современного искусства в Нью-Йорке и Ирмы Безольд из Метрополитен-музея . [5]
Необходимость [ править ]
Ведение инвентарного учета коллекций необходимо для минимальной отчетности по коллекциям. [6] Описи предоставляют менеджеру коллекций и/или регистратору информацию для целей страхования, безопасности и предупреждают персонал о возможных потребностях в консервации или сохранении коллекции. [7]
Безопасность [ править ]
Заполнение и поддержание системы инвентаризации помогает сдерживать и способствовать раннему обнаружению кражи коллекции. Международный совет музеев (ИКОМ) призывает музеи дополнять и поддерживать свои системы инвентаризации, поскольку «если музей не знает, что находится в его коллекции, где находятся произведения и в каком состоянии они находятся, это, по сути, кражи, потому что у него не будет непосредственного ощущения, что объект исчез, и, что наиболее важно, у него не будет описательной информации, которая могла бы помочь вернуть объект в случае кражи». [8]
Тип системы инвентаризации, используемой музеем, будет определяться Политикой управления коллекциями (CMP) . CMP определит, как часто предметы, какие предметы и сколько предметов должны быть в инвентаре. Музеям необходимо периодически проводить стопроцентную инвентаризацию своей коллекции, но на период между проведением такой инвентаризации достаточно случайной выборки коллекции. Случайная выборка коллекции служит индикатором для остальной части коллекции. Если все предметы учтены случайной выборкой, то можно предположить, что и остальные записи коллекций столь же достоверны. Однако полная инвентаризация дает учреждению уверенность в том, что всю коллекцию можно учесть; случайная выборка используется для проверки согласованности записей коллекций.
Метод постоянной инвентаризации — это система, которая регулярно проводит инвентаризацию дорогостоящих предметов или предметов, которые более подвержены краже. Этот метод напоминает айсберг, где ценные предметы находятся на вершине айсберга. По мере дальнейшего продвижения метода инвентаризации по айсбергу можно обнаружить предметы меньшей ценности. Предметы, найденные ближе к центру айсберга, должны быть инвентаризированы меньше, чем предметы, найденные выше на айсберге, и больше, чем предметы, найденные ниже его положения. Инвентаризация предметов, находящихся в самом нижнем положении айсберга, под поверхностью воды, возможно, потребуется только ежегодно. [9] При таком типе системы инвентаризации наиболее важные или наиболее ценные объекты учитываются на регулярной основе.
Обзор [ править ]
Описи служат нескольким целям, включая возможность проверки отдела коллекций . Такая проверка включает в себя:
- все ли объекты учтены и правильно ли хранятся?
- Есть ли какие-либо проблемы с сохранением или сохранностью, на которые необходимо обратить внимание регистратора , менеджера коллекций или куратора ?
- достоверны ли записи о местонахождении коллекций?
Инвентаризация обеспечивает систематический анализ записей отдела по сбору платежей и помогает выявить любые проблемы. То, насколько гладко проходит инвентаризация, на самом деле отражается на самой организации. Если инвентаризация завершена практически без проблем или вообще без проблем, значит, отдел по сбору платежей работает хорошо; однако, если в процессе инвентаризации возникает много проблем, это может указывать на то, что отдел по сбору платежей нуждается в пересмотре и изменениях. [10]
Политика [ править ]
Каждый музей должен регулярно проводить инвентаризацию, и это требование должно быть указано в ППК музея. ПССС также должен обозначить шаги, которые необходимо выполнить в процессе инвентаризации, в том числе:
- осмотр каждого объекта и его записей
- состояние каждого объекта должно быть отмечено
- любые обновления записей должны быть сделаны
- и опись инвентаря будет внесена в картотеку музея. [11]
Планирование и планирование [ править ]
Прежде чем приступить к такой задаче, как инвентаризация, необходимо уделить достаточно времени планированию. Хорошо продуманная процедура инвентаризации позволит эффективно использовать персонал и его время. Такая процедура должна включать:
- Объем и цель инвентаризации.
- Источники финансирования персонала и оборудования с обязательством руководства выделить достаточное время и ресурсы для завершения инвентаризации.
- Ресурсы, необходимые для проведения инвентаризации (например, рабочее время персонала, компьютеры, оборудование для изготовления и маркировки, оборудование для обработки изображений и т. д.)
- Установите график начала и завершения инвентаризации.
- Выясните, кто будет проводить инвентаризацию.
- Определите метод проведения инвентаризации, включая стандарты, используемые для регистрации результатов.
- Как каталогизировать и управлять информацией, полученной в результате инвентаризации, и как эта информация будет анализироваться и интерпретироваться. [12] [13]
Проведение инвентаризации [ править ]
Теперь, когда политика и процедуры инвентаризации установлены, пришло время провести инвентаризацию. Проведение инвентаризации является заключительным этапом процесса инвентаризации; он относительно прост, поскольку действия повторяются, но может оказаться одной из наиболее трудоемких частей процесса инвентаризации, в зависимости от размера коллекции и предполагаемого объема инвентаризации.
Выберите метод подхода при начале процесса инвентаризации. Как будет проводиться инвентаризация коллекции? Полка за полкой; или в порядке номеров каталога? После выбора метода инвентаризации необходимо создать единую базовую инвентарную запись для каждого объекта. Такая запись может содержать следующее:
- Номер объекта
- Имя объекта
- Краткое описание объекта
- Состояние (предоставляет возможность провести проверку состояния объекта)
- Текущее местоположение
- Примечания (любые другие сведения, не включенные в контрольный список, например, предупреждение о необходимости консервационной обработки)
- Регистратор и дата [14]
Примечания [ править ]
- ^ Дороти Х. Дадли, Ирма Безольд Уилкинсон и др., Методы регистрации в музее (Вашингтон, округ Колумбия: Американская ассоциация музеев, 1979), 413,415.
- ^ Гордон МакКенна и Эфтимия Пацаци, изд., СПЕКТР: Стандарт музейной документации Великобритании (Кембридж: Ассоциация музейной документации, 2007), 77.
- ^ «Кодекс этики музейных работников». Американский журнал искусства . 16 (10): 555. 1925. JSTOR 23929966 .
- ^ Гилмор, Джин Оллман; Бак, Ребекка А. (2010). Методы регистрации в музее (5-е изд.). ААМ Пресс. п. 5. ISBN 978-1933253152 .
- ^ Ньютон, Эрл В. (июль 1960 г.). «Рецензируемая работа: Методы регистрации в музее Дороти Х. Дадли и Ирмы Безольд». Американский архивариус . 23 (2): 342–343. JSTOR 40289985 .
- ^ Пегги Смит Финч, «Опись основных коллекций», в книге «Регистраторы в записи: Очерки управления музейными коллекциями» , изд. Мэри Кейс (Вашингтон, округ Колумбия: Американская ассоциация музеев, 1988), 157.
- ^ Дороти Х. Дадли, Ирма Безольд Уилкинсон и др., Методы регистрации в музее (Вашингтон, округ Колумбия: Американская ассоциация музеев, 1979), 334.
- ^ Международный совет музеев и Международный комитет по музейной безопасности, Роберт Б. Берк и Сэм Аделой, изд., Руководство по базовой музейной безопасности (Лестер, Великобритания: деВойл, Лестер, 1986), 15-6.
- ^ Международный совет музеев и Комитет международной безопасности, «Защита, безопасность и сохранение коллекций», в « Управлении коллекциями » , изд. Энн Фэйи (Лондон: Routledge, 1995), 257.
- ^ Дороти Х. Дадли, Ирма Безольд Уилкинсон и др., Методы регистрации в музее (Вашингтон, округ Колумбия: Американская ассоциация музеев, 1979), 67.
- ^ Гордон МакКенна и Эфтимия Пацаци, изд., СПЕКТР: Стандарт музейной документации Великобритании (Кембридж: Ассоциация музейной документации, 2007), 77-8.
- ^ Хелен Эшби, Гордон МакКенна и Мэтью Стифф, изд., Знания SPECTRUM: Стандарты управления культурной информацией (Кембридж: Ассоциация музейной документации, 2001), 30-1.
- ^ Гордон МакКенна и Эфтимия Пацаци, редакторы, СПЕКТР: Стандарт музейной документации Великобритании (Кембридж: Ассоциация музейной документации, 2007), 78.
- ^ Гордон МакКенна и Эфтимия Пацаци, изд., СПЕКТР: Стандарт музейной документации Великобритании (Кембридж: Ассоциация музейной документации, 2007), 79.Стюарт А. Холм, Факты и артефакты: Как документировать музейную коллекцию , 2-е изд. (Кембридж: Ассоциация музейной документации, 1998), 35.
Ссылки [ править ]
- Эшби, Хелен, Гордон МакКенна и Мэтью Стифф, изд., SPECTRUM Knowledge: Стандарты управления культурной информацией. Кембридж: Ассоциация музейной документации, 2001.
– Хотя книга посвящена управлению информацией, в ней все же есть полезные советы о том, как провести инвентаризацию (называемую аудитом) коллекции. Перечисленная процедура аудита содержит пятнадцать подробных этапов с упором на подготовку перед фактическим проведением аудита.
- Чайлдс, С. Терри и Эйлин Коркоран, Управление археологическими коллекциями: техническая помощь . Вашингтон, округ Колумбия: Программа археологии и этнографии, Служба национальных парков, 2000. Доступно по адресу http://www.cr.nps.gov/archeology/collections/ , получено 30 января 2008 г.
– Это издание, хотя и написано специально для федеральных хранилищ, имеет применение ко многим музеям. В эссе подчеркивается, что инвентаризация необходима по закону, особенно после принятия закона NAGPRA, который предписывал провести полную инвентаризацию всех человеческих останков коренных американцев и связанных с ними погребальных предметов.
- Дадли, Дороти Х., Ирма Безольд Уилкинсон и др., Методы регистрации в музее . Вашингтон, округ Колумбия: Американская ассоциация музеев, 1979.
– Тема описей упоминается на протяжении всей книги и, в частности, имеет часть одного эссе, посвященного теме «Регистрация в историческом доме-музее» Дайаны Грин Тейлор. «Методы регистрации в музее» посвящены основам и функциям инвентаризаций. Однако Тейлор обсуждает эту тему более подробно, показывая, что то, насколько гладко проходит инвентаризация, на самом деле отражается на самой организации.
- Финч, Пегги Смит, «Описание основных коллекций», в книге « Регистраторы в записи: очерки по управлению музейными коллекциями» , изд. Мэри Кейс. Вашингтон, округ Колумбия: Американская ассоциация музеев, 1988.
– Хотя инвентаризации могут выявить проблемы, они помогают их решить и предотвратить в будущем. Это эссе не обязательно представляет собой эссе с практическими рекомендациями, оно, скорее, объясняет необходимость заполнения и ведения инвентаризаций в учреждениях.
- Холм, Стюарт А., Факты и артефакты: Как документировать музейную коллекцию , 2-е изд. Кембридж: Ассоциация музейной документации, 1998.
– Холм предоставляет базовую пошаговую процедуру настройки новой системы инвентаризации в коллекции.
- Международный совет музеев и Международный комитет по музейной безопасности, Роберт Б. Берк и Сэм Аделой, изд., Руководство по основам музейной безопасности . Лестер, Великобритания: деВойл, Лестер, 1986.
– Авторы публикации дают краткий обзор необходимости создания системы инвентаризации. Предотвращение краж считается основной причиной наличия системы инвентаризации.
- Международный совет музеев и Комитет международной безопасности, «Защита, безопасность и сохранение коллекций», в « Управлении коллекциями » , изд. Энн Фахи. Лондон: Рутледж, 1995.
– Тема инвентаризации была включена в это эссе как часть обзора вопросов безопасности при управлении коллекциями. Работа дала обзор того, почему инвентаризации необходимы и необходимы; и дает очень простой обзор того, как проводить инвентаризацию.
- Маккенна, Гордон и Эфтимия Пацаци, изд., СПЕКТР: Стандарт музейной документации Великобритании , Кембридж: Ассоциация музейной документации, 2007.
– Маккенна и Пацаци дают общий обзор того, что такое инвентаризация, включая разработку процедур и анализ системы инвентаризации. Эссе также включает краткую информацию о возможных юридических вопросах и политических требованиях.
- Служба национальных парков, Справочник музея, Часть II, Музейные записи . Вашингтон, округ Колумбия: Служба национальных парков, 2000. Доступно по адресу http://www.nps.gov/history/museum/publications/MHII/mh2ch4.pdf , получено 2 февраля 2008 г.
– В этой публикации Служба национальных парков дает подробный обзор процесса инвентаризации, включая такие темы, как инвентаризация образовательных, репродукций и объектов живой истории; определение стоимости музейных предметов; сообщение об утрате музейных предметов; и список продолжается пятью другими разделами. Эта работа, безусловно, является самой длинной и самой подробной публикацией о процессе инвентаризации, найденной на данный момент.
- Райбель, Дэниел Б., Методы регистрации для небольшого музея , 3-е изд. Уолнат-Крик, Калифорния: AltaMira Press, 1997.
– Несмотря на то, что эта книга была первоначально опубликована в 1991 году, компьютерные базы данных, должно быть, до сих пор были чем-то, что могли себе позволить только очень крупные музеи, поскольку методы инвентаризации ссылаются на компьютеры, но описывают, как завершить инвентаризацию с использованием системы карточной каталогизации. Возможно, эта работа не будет полезна большинству музеев, но тем, у кого нет базы данных, публикация будет полезна.