Поиск помощи
Средство поиска в контексте архивоведения и архивных исследований — это инструмент организации, документ, содержащий подробные и обработанные метаданные и другую информацию о конкретной коллекции записей в архиве . Поисковые средства часто состоят из документальной описи и описания материалов, их источника и структуры. [ 1 ] Поисковая помощь для фонда обычно составляется организацией по происхождению, происхождению коллекции или архивариусом во время архивной обработки и может считаться архивным научным эквивалентом библиотечного каталога или каталога музейной коллекции . Средство поиска служит цели поиска конкретной информации в коллекции. [ 2 ] Помощь в поиске также может помочь архивному хранилищу управлять своими материалами и ресурсами. [ 3 ]
История открытия вспомогательных средств отражает историю информации. У древних шумеров были свои собственные системы указателей для поиска бюрократических и административных записей. [ 4 ] Вспомогательными средствами в XIX и XX веках были бумажные документы, такие как списки или каталожные карточки . В 21 веке их можно создавать в электронных форматах, таких как электронные таблицы или базы данных. Стандартным машиночитаемым форматом средств поиска коллекций рукописей, широко используемым в США, Канаде, Великобритании, Франции, Австралии и других странах, является закодированное архивное описание . [ 5 ]
Обзор
[ редактировать ]Средства поиска существуют как центральный инструмент взаимодействия пользователей и архивистов с архивными коллекциями. Фройнд и Томс отмечают, что поиск вспомогательных средств стал предпочтительным средством взаимодействия пользователей с коллекцией из-за печатного характера большинства исторических материалов. Далее они объясняют, что помощь в поиске в этой печатной форме предназначена для описания одной коллекции или композиции аналогичного происхождения . [ 6 ] Клейтон МакГи утверждает, что архивисты и хранилища стали предпочитать помощь при поиске в качестве средства организации своих коллекций, поскольку она позволяла им интеллектуально и физически контролировать хранящиеся у них предметы. Архивариусы могли приобретать, удалять, редактировать и реорганизовывать материалы. Пособия по поиску могли отражать эти изменения в коллекции, но также отражали и то, что об этих изменениях в коллекции будут знать только архивариусы. Коллекции на бумажной основе со вспомогательными средствами поиска гарантировали, что посетителям придется полагаться на архивариуса в поиске и использовании материалов. [ 7 ]
Содержание поисковых пособий может различаться в зависимости от типов описываемого материала. Обычно средства поиска включают описание объема коллекции, биографическую и историческую информацию, связанную с коллекцией, а также ограничения на использование или доступ к материалам. [ 2 ] Вспомогательными средствами поиска могут быть подробные описи с указанием содержимого. Они также могут включать предметные заголовки, взятые из LCSH , AAT или другого контролируемого словаря , и могут содержать перекрестные ссылки на соответствующие коллекции в других репозиториях. Элементы данных, необходимые для поиска вспомогательных средств, определяются Международным советом архивов. [ 8 ] в Общем международном стандартном описании архивов ( ISAD(G) ). [ 9 ] Существуют различные национальные реализации ISAD(G), такие как «Описание архивов: стандарт контента» , используемый в США.
Создание
[ редактировать ]Процесс создания поискового пособия часто начинается с архивного описания. Например, «Закодированное архивное описание» требует базового описания коллекции, списка контролируемых словарных терминов, административной информации, биографической информации, объема и содержания, расположения, описания компонентов и других описательных данных. [ 10 ] В отсутствие универсального стандарта поиска вспомогательных средств [ 11 ] эти элементы часто используются в качестве основы.
Компоненты
[ редактировать ]« Основное описание» , «Обзор коллекции » или «Сводная информация» обычно являются первым разделом средства поиска, содержащим информацию о создателе коллекции, физическом пространстве, которое коллекция занимает в архиве, а также диапазоне дат и кратком изложении ее документов. [ 12 ] Биографическая /историческая заметка описывает коллекцию с точки зрения периода времени, когда она была создана, предоставляя справочную информацию о человеке или организации. Также можно описать историю коллекции. В примечании «Объем и содержание» кратко объясняется происхождение коллекции, ее расположение и диапазон дат, а также в целом, какие материалы она содержит — письма, отчеты, фотографии, аудио/видео и т. д.
Раздел « Доступ и использование» , содержащий информацию об использовании коллекции, такую как условия доступа и ограничения. Проблемы использования, которые могут повлиять на исследователей, могут включать соглашения с донорами, ограничивающие доступ, информацию об авторских правах, историю владения коллекцией, любые дополнительные форматы, которые может иметь коллекция, а также принимает ли коллекция дополнения. Дополнительная информация содержит подробную информацию о соответствующих материалах, языке, инструкциях по цитированию, спонсорах и дате обработки. Условия поиска обычно представляют собой список предметных рубрик, любых личных, корпоративных или семейных имен, географических заголовков и жанровых терминов, которые относятся к содержимому коллекции.
Расположение — это способ упорядочения коллекции (обычно в соответствии, насколько это практически возможно, с ее первоначальным порядком ). Иерархические уровни упорядочения обычно состоят из групп записей , содержащих серии , которые, в свою очередь, содержат поля, папки и элементы. [ 13 ]
Список содержимого представляет собой список материалов коллекции вплоть до уровня коробки и папки. [ 14 ] Описания серий, содержащие название, даты выхода и краткое описание содержания каждой серии. Описания серий могут также включать ассортимент контейнеров, указание типа размещения и примечание о любых ограничениях для каждой серии (например, эмбарго на публичный доступ на определенный период по соображениям конфиденциальности).
Оцифровка и поиск вспомогательных средств
[ редактировать ]Зашифрованное архивное описание
[ редактировать ]Кодированное архивное описание (EAD) было создано в 1998 году для использования в качестве средств поиска в онлайн-среде. Его создание позволило создать в США единый национальный стандарт для поиска терминологии помощи. [ 15 ]
Кандида Фентон пишет: «Определение типа закодированного архивного описания документа (EAD DTD) представляет собой непатентованный стандарт кодирования, который определяет структуру электронного средства поиска в архивах. Этот стандарт был разработан в ответ на растущую роль сетей в доступе к информации, описывающей архивные фонды. и обеспечить обмен записями между репозиториями». [ 16 ]
Однако иерархический формат средств поиска EAD вызвал некоторые разногласия среди пользователей, поскольку архивариусы отметили, что он увековечивает ту же путаницу в отношении поиска средств для пользователей. [ 17 ]
Взаимодействие с пользователем и поиск вспомогательных средств
[ редактировать ]Фройнд и Томс утверждали, что коллекции становятся все чаще доступными в цифровом формате, и от архивистов больше нельзя ожидать, что они будут помогать пользователям во всех их нуждах. [ 6 ] Клейтон МакГихи выразил обеспокоенность по поводу отсутствия взаимодействия между поисковыми системами разных библиотек и репозиториев. Он утверждал, что для того, чтобы оставаться в курсе быстрого обмена и распространения информации, средства поиска должны взаимодействовать с цифровыми библиотеками. Лаура Фарли утверждала, что обе эти обеспокоенности по поводу скорости изменения информации и необходимости адаптации можно дополнить добавлением пользовательских аннотаций к средствам онлайн-поиска. Фарли также отметил, что материалы, предоставленные пользователями, могут помочь архивистам выделить полезные предметы, не указанные в существующих справочниках. Она заключает, что
Онлайн-помощники совместного поиска с пользовательскими аннотациями возможны для хранилища любого размера и бюджета и приведут к созданию более полных ресурсов для пользователей и архивистов... Чтобы добиться успеха в охвате пользователей, архивисты должны открыться для нового сотрудничества с различными сообществами за пределами академический мир, отказавшись от роли хранителей документации и пригласив пользователей к открытому общению. [ 18 ]
См. также
[ редактировать ]Сноски
[ редактировать ]- ^ «Поиск средств для архивных и рукописных коллекций | Редких и рукописных коллекций» . Rare.library.cornell.edu . Проверено 25 марта 2018 г.
- ^ Перейти обратно: а б «В поисках помощи | Общество американских архивистов» . www2.archivists.org . Проверено 1 апреля 2018 г.
- ^ «В поисках помощи | Общество американских архивистов» . www2.archivists.org . Проверено 15 апреля 2019 г.
- ^ «Откройте для себя поиск вспомогательных средств!» . Блог библиотеки и архивов Канады . 28 февраля 2012 г. Проверено 1 апреля 2018 г.
- ^ «Разработка DTD закодированного архивного описания (Официальный сайт EAD, Библиотека Конгресса)» . loc.gov . Проверено 1 апреля 2018 г.
- ^ Перейти обратно: а б Фройнд, Луанн; Томс, Элейн Г. (апрель 2016 г.). «Взаимодействие со средствами поиска в архивах: Взаимодействие со средствами поиска в архивах». Журнал Ассоциации информационных наук и технологий . 67 (4): 994–1008. дои : 10.1002/asi.23436 .
- ^ МакГахи, Клейтон (март 2018 г.). «Сделать специальные коллекции доступными для пользователей: в поисках вспомогательных средств». Международный журнал правовой информации . 46 (1): 31–38. дои : 10.1017/jli.2018.2 . ISSN 0731-1265 .
- ^ «Международный совет по архивам |» . ica.org . Проверено 1 апреля 2018 г.
- ^ «ISAD (G): Общий международный стандарт архивного описания, второе издание | Международный совет по архивам» . 18 августа 2010 г. Архивировано из оригинала 18 августа 2010 г. Проверено 1 апреля 2018 г.
- ^ «Лучшие практики LC EAD в Библиотеке Конгресса (поиск вспомогательных средств)» . loc.gov . Проверено 23 апреля 2018 г.
- ^ «Стандарты архивного описания: Глава 5» . archiveists.org . Проверено 5 апреля 2018 г.
- ^ Хармейер, Нил. «Библиотечные путеводители: основные источники в архивах и специальных коллекциях: как читать справочные материалы» . guides.lib.purdue.edu . Проверено 19 апреля 2018 г.
- ^ «Уровни организации | Общество американских архивистов» . www2.archivists.org . Проверено 20 октября 2018 г.
- ^ Хармейер, Нил. «Библиотечные путеводители: основные источники в архивах и специальных коллекциях: как читать справочные материалы» . guides.lib.purdue.edu . Проверено 5 апреля 2018 г.
- ^ МакГахи, Клейтон (2018). «Сделание специальных коллекций доступными для пользователей: поиск вспомогательных средств». Международный журнал правовой информации . 46 (1): 31–38. дои : 10.1017/jli.2018.2 . ISSN 0731-1265 .
- ^ Фентон, Кандида (2010). «Использование контролируемой лексики и тезаурусов в средствах онлайн-поиска в Великобритании». Журнал Общества архивистов . 31 (2): 187–205. дои : 10.1080/00379816.2010.506792 . ISSN 0037-9816 .
- ^ Шейр, Венди (2006). «Первая запись: отчет о качественном исследовательском исследовании опыта начинающих пользователей при использовании средств онлайн-поиска». Журнал архивной организации . 3 (4): 49–85. дои : 10.1300/j201v03n04_04 . ISSN 1533-2748 .
- ^ Фарли, Лаура (27 мая 2015 г.). Помощь в совместном поиске и архивариус: как пользовательские аннотации меняют роль каждого . ОСЛК 913171735.
Внешние ссылки
[ редактировать ]- Разделы справочной информации от Университета Пердью
