Документация о культурных ценностях

Документирование культурных ценностей является важнейшим аспектом ухода за коллекциями . Будучи распорядителями культурных ценностей , музеи собирают и сохраняют не только предметы, но и исследования и документацию, связанную с этими объектами, чтобы более эффективно о них заботиться. Документирование культурного наследия – это совместная работа. По сути, регистраторы , менеджеры коллекций , реставраторы и кураторы — все они вносят свой вклад в запись и сохранение информации о коллекциях. Музеи несут ответственность за два основных типа документации: записи, созданные в процессе регистрации (поступления, кредиты, описи и т. д.), и информацию, касающуюся исследований объектов и их исторического значения. Надлежащее ведение обоих типов документации имеет жизненно важное значение для сохранения культурного наследия.

Исторические бумажные файлы

История

Компьютерные базы данных стали незаменимыми для документации культурных ценностей.

Практика регистрации информации о музейных коллекциях начала развиваться в конце восемнадцатого века. Ранние системы управления коллекциями развились из прототипов библиотек, заимствовав идею последовательной системы нумерации и регистров доступа для связи объектов и информации об этих объектах. В середине 1900-х годов начали появляться официальные программы обучения регистрации и были установлены стандарты документирования культурных коллекций. Лишь в конце 1990-х годов, когда компьютеры стали обычным явлением, произошли какие-либо другие крупные прорывы в документации и методах отслеживания объектов в музеях.

Виды документации

Комплексный объектный файл содержит множество различных типов документации, сопровождающей объект на протяжении его жизненного цикла. Некоторые из различных событий или аспектов жизни объекта, требующие документации, перечислены ниже:

Образцы

Приобретение объектов, будь то временно в кредит или вознаграждение или на постоянной основе для коллекции, требует большого количества документации. Как только учреждение принимает на себя ответственность за уход за объектом, на него налагаются определенные юридические обязательства: объект должен надлежащим образом храниться, обслуживаться, сохраняться и быть доступным на благо общества. Документирование деятельности, связанной с управлением культурными ценностями, может оказаться полезным для регистрации и оценки выполнения этих обязательств. Еще до того, как объект попадает в учреждение, первым документом, который создается, является соглашение о первоначальном хранении . Этот документ содержит контактную информацию владельца/источника объекта; намерение относительно результата этой сделки — дарения, займа, покупки или завещания; обязанности по страхованию, упаковке и доставке; и описание объекта. Если объект должен быть официально включен в постоянную коллекцию, передача права собственности по прибытии объекта также требуется . Документацией, необходимой для передачи права собственности, может быть договор дарения или чек. В рамках стандартного процесса присоединения также создаются отчеты о состоянии , присваиваются и маркируются номера, а также можно делать фотографии. Эти исходные документы являются началом файла объекта. Если доступна дополнительная документация, такая как о донорах и провенансе анкеты , а также файлы исследований, относящиеся к истории объекта или контексту/историческому значению объекта, они также могут быть включены в файл. Документирование происхождения произведения искусства уже давно является ценным компонентом исследований по истории искусства. Помимо предоставления информации об истории коллекционирования произведений искусства, оно может служить способом установления подлинности объекта и определения приоритетов его сохранения.

Запасы

Создание и поддержание надежного, точного и актуального реестра имеет решающее значение для любого коллекторского учреждения. Учреждения документируют свои коллекции, чтобы сохранить их и сделать доступными для общественности. Инвентаризация поддерживает ответственное управление и сохранение культурных ценностей путем выявления объектов, требующих консервации, выявления объектов, которым могут потребоваться улучшенные условия хранения с целью предотвращения или смягчения порчи, документирования местоположения и истории перемещения объекта в целях безопасности, документирования коллекции в в случае катастрофической утраты, позволяя и стимулируя исследования коллекции, выявляя плохо документированные или недокументированные объекты, чтобы их можно было лучше исследовать и документировать, выявлять недостающие объекты, чтобы можно было начать соответствующие действия, и облегчая повседневное управление коллекция. Поскольку инвентаризация может потребовать от персонала значительных затрат времени и планирования, полная и всесторонняя инвентаризация обычно проводится где-то раз в пять-десять лет. В период между полными инвентаризациями проводятся частичные инвентаризации и выборочные проверки.

Кредиты и выставки

Другими событиями в жизни объекта, которые требуют стандартных процедур документации, являются кредиты (как исходящие, так и входящие) и выставки. Прежде чем объект будет одобрен для выдачи взаймы или выставки, обычно составляется отчет о состоянии , чтобы определить, пригоден ли объект для путешествия и демонстрации. Отчеты о состоянии предоставляют ценную информацию о состоянии сохранности объекта в определенный момент времени. Они могут проводиться как менеджерами/регистраторами коллекций, так и реставраторами, и могут иметь решающее значение для определения типов и/или скорости ухудшения состояния и документирования истории состояния объекта, чтобы подготовиться к уходу за ним в будущем. В отчетах о состоянии документируются любые очевидные дефекты, нестабильность, старый ремонт и ранее существовавшие состояния. Некоторые из инструментов, необходимых для проведения осмотра и тщательного документирования состояния объекта, включают мягкие графитовые карандаши, бланки осмотра, камеру, тканевую рулетку, чистые белые хлопчатобумажные или нитриловые перчатки, муслиновые рулоны и блоки с мягкой подкладкой, фонарик, ультрафиолетовый свет и увеличение.

При рассмотрении вопроса о выдаче кредитов учреждения могут также запросить форму общего отчета о средстве, чтобы убедиться, что музей-заемщик соответствует минимальным стандартам климат-контроля и безопасности кредитного учреждения. После утверждения кредита составляется кредитный договор , который является обязательным юридическим документом, подробно описывающим минимальные требования по уходу, пока объект находится во владении заемщика, условия упаковки и транспортировки, требования к страхованию, рекомендации по воспроизведению и кредитованию, а также любые другие специальные положения, согласованные обоими учреждениями. Дополнительная документация, которая может сопровождать перемещаемые предметы, может также включать конкретные инструкции по упаковке со схемами и детализированную отгрузочную квитанцию ​​или коносамент . Копии всех этих документов хранятся в файлах выставки, а также в постоянном файле объекта. Файл выставки может также содержать контрольные списки, планы галерей и списки местоположений объектов, записи о консервации, компьютерные отчеты, фотографии инсталляций, записи о климате галереи и мониторинге вредителей, заявки на покупку и переписку, касающуюся выставки.

Консервативное лечение

Фотографии до и после консервации бронзовой скульптуры Хуэй.

Документирование консервационных процедур является важной частью управления коллекциями. Имеется документация, необходимая для предварительной обработки, например, предложения и результаты экспертизы ; документация, необходимая после лечения – отчеты ; и фотографии, которые визуально документируют процесс до, во время и после лечения. Чтобы определить приоритеты сохранения и идеальное состояние объекта, реставратор сначала консультируется с историко-культурными исследованиями, а также проводит и документирует физическое обследование объекта. Физические осмотры могут быть полезны для понимания состава материалов и причин ухудшения состояния, а при правильном документировании могут стать справочной информацией для будущих реставраторов. Предложения также документируют обоснование предлагаемого курса действий и целей лечения, используя как физическое, так и контекстуальное обоснование. Прежде чем начать какое-либо лечение, объект тщательно фотографируют, чтобы задокументировать состояние «до». После начала начальных этапов обработки и очистки делается больше фотографий, чтобы зафиксировать «фактическое состояние» объекта, без компенсаций и старых лаков.

Во время лечения реставраторы также документируют материалы, которые они использовали, возникшие реакции, информацию об обратимости и т. д. Большая часть этой информации также может быть обобщена в общем отчете лаборатории , в котором фиксируется информация, которая не может быть включена в окончательные отчеты, например обоснование. для методов, факторов, определяющих выбор лечения и изменений в методологии, паспортов безопасности материалов и т. д. Итоговые отчеты также могут содержать эту информацию, но с меньшими техническими подробностями. Окончательный отчет состоит из фотографий «после», резюме выполненной работы по сравнению с целями лечения и контактной информации реставратора на случай, если у будущих реставраторов, работающих над объектом, возникнут вопросы по поводу предыдущей завершенной работы. Любая документация по консервационным обработкам также хранится в постоянном файле объекта для удобства доступа и возможности извлечения.

Кураторская и искусствоведческая справка

Документацию, описывающую художественно-исторический контекст и значение объекта, важно поддерживать в исследовательских целях. Обычно кураторы разрабатывают это исследование и каталогизируют свои записи в объектном файле. Они также часто публикуют свои результаты, чтобы продвинуться вперед в этой области и привнести новое понимание или интерпретацию различных предметов истории искусства. Многие специалисты по коллекциям получают выгоду от создания и ведения хорошо организованной историко-художественной документации и исследовательских файлов. Реставраторы используют эту документацию для определения идеального состояния для достижения своих целей лечения на основе художественного замысла и исторической ценности. Менеджеры коллекций используют контекстную документацию, чтобы определить лучшие методы хранения и обработки объектов в зависимости от их исторического использования. А другие кураторы и исследователи используют эту информацию для разработки выставок и изучения эстетических и культурных мотивов, а также технических качеств объектов.

Управление рисками

Основная статья: Управление рисками (культурные ценности)

Выявление рисков, с которыми сталкивается учреждение, и документирование существующих политик и мер по смягчению этих рисков является важным аспектом управления коллекциями. Наличие комплексного письменного плана реагирования на чрезвычайные ситуации и комплексной программы борьбы с вредителями улучшает способность музея минимизировать общий риск для коллекций. Учреждения также переносят принятие на себя потенциальных рисков посредством использования страхования . Музеи документируют и отслеживают сумму страхового покрытия, которое они имеют в отношении каждой коллекции и/или объекта, а также любые конкретные положения или исключения. Любая сопутствующая документация, необходимая для страховых претензий, такая как оценки и оценки, также может храниться в объектном файле.

Другой аспект управления рисками учреждения предполагает тщательное документирование и отслеживание статуса авторских прав каждого объекта в коллекции. Чтобы избежать нарушения авторских прав и дорогостоящих юридических проблем, музейные специалисты разрабатывают стандартные процессы регистрации и обновления авторских статусов объектов.

Деакции

Когда учреждение решает изъять культурный артефакт из обращения, необходима документация, описывающая процесс рассмотрения этого решения. Учреждение документирует стоимость предмета, причины, по которым он больше не пригоден для коллекции; а именно: вырвано из контекста, испортилось до непригодности, дубликат другого предмета и т. д., и как будет осуществляться утилизация произведения искусства – частная продажа, аукцион, дарение другому музею и т. д. В музейных записях также задокументированы письменные правила и процедуры сбора и изъятия, в которых четко описываются приоритеты коллекции и приемлемое обоснование изъятия. Это защищает музей от потенциальной негативной реакции в случае изъятия предметов из коллекции.

Документирование современного искусства

Документирование современного искусства требует нетрадиционного подхода. Поскольку художники все чаще используют эфемерные материалы, инсталляции и цифровой контент для удовлетворения своих творческих потребностей, подход к определению параметров этих новых работ и их документированию неизбежно изменился. «Традиционно документация произведений искусства фокусируется на существенности и вопросах аутентичности. Материалы, несомненно, важны для нашего понимания искусства. Практические знания и знакомство с различными медиа позволят регистратору прогнозировать потребности в хранении, способствовать уходу за коллекциями и рекомендовать правила выставки... но концептуальное ядро ​​остается сутью работы. Новая задача состоит в том, как эффективно документировать концептуальную работу». Новые стратегии для отражения концептуального ядра современных произведений искусства включают запись восприятий самой работы, документирование анкет и интервью художников, чтобы получить представление о намерениях и философии, а также запись видео процессов установки и деинсталляции.

Стандарты каталогизации

Соблюдение стандартов каталогизации при создании и ведении документации необходимо для обеспечения единообразия и доступности. «Стандарты не только способствуют последовательной записи информации, но также имеют основополагающее значение для ее эффективного извлечения. Они способствуют обмену данными , улучшают управление контентом и сокращают избыточные усилия. Со временем накопление последовательно документированных записей в нескольких хранилищах увеличит доступ к контенту. путем максимизации результатов исследований. В конечном итоге, единая документация будет способствовать развитию массива информации о культурном наследии, что значительно улучшит исследования и преподавание в области искусства и гуманитарных наук». Стандарты могут диктовать такие процессы, как нумерация и измерение, а также методы ввода данных, такие как выбор категорий информации для включения (наборы метаданных), какие слова использовать (тезаурусы и авторитетные списки) и способы форматирования содержимого данных.

Нумерация и маркировка

Нумерация и маркировка объекта (обычно инвентарным номером объекта) являются частью первоначального процесса каталогизации, который также включает стандартные процедуры измерения, фотографирования и проверки состояния объектов. Маркировка объекта его инвентарным номером (или временным номером, если объект не станет частью постоянной коллекции) позволяет идентифицировать объект и связать его с документацией. Чтобы отслеживать музейные коллекции, различать постоянные, временные и вспомогательные коллекции, а также обеспечивать доступ к документации объектов в коллекции, используются схемы систематической нумерации, и каждый уникальный номер маркируется или помечается на объектах и ​​выделяется на видном месте. на всю документацию, связанную с объектами. Есть много способов обозначить объекты их номерами. В зависимости от типа объекта и желаемой стойкости знака некоторые из предпочтительных методов включают в себя: бумажные бирки архивного качества с карандашом, барьерное покрытие чернилами или краской, наклеенные этикетки, этикетки, пришитые хлопчатобумажной лентой, этикетки Reemay или Tyvek , карандаш прямо на объекте (в основном рекомендуется для бумаги и фотографий) и штрих-коды/ RFID технология .

Категории и списки авторитетов

Другой способ управления информацией о коллекциях для обеспечения доступности — использование стандартных форматов необходимых элементов данных и предпочтительной терминологии при описании и документировании произведений искусства, архитектуры и культурных артефактов, а также их изображений. Существует множество руководств для определения того, какая описательная информация необходима для объектного файла и как отформатировать эту информацию для облегчения доступа: «Категории для описания произведений искусства» (CDWA), «Каталогизация культурных ценностей» (CCO) и т. д. также ряд авторитетных списков и тезаурусов, доступных специалистам по документации, которые могут быть очень полезны при выборе предпочтительной терминологии при описании объектов культуры. Исследовательский институт Гетти создал обширные словари, в том числе Тезаурус искусства и архитектуры (AAT), Тезаурус географических названий Гетти (TGN), Управление по названиям культурных объектов (CONA) и Союзный список имен художников (ULAN). Другими ценными инструментами для профессионалов, документирующих культурные ценности, являются CAMEO и проект «Лексикон» Американского института консервации исторических и художественных произведений , которые представляют собой совместные усилия, направленные на определение и стандартизацию терминов, используемых в описании объектов и материалов, используемых для консервации объектов.

Системы управления документацией

Для эффективного управления всей документацией, необходимой для ухода за коллекциями, необходимы организованные системы. На заре регистрации музеев для отслеживания объектов использовались простые бумажные книги, а документация хранилась в картотеках. Однако с тех пор, как компьютеры стали более распространенными, практика изменилась, и теперь существуют очень технологически продвинутые системы для управления всеми аспектами управления коллекциями в одном месте.

система управления контентом

Внедрение системы управления коллекциями (CMS) теперь стало обычным явлением в музеях всех специальностей и размеров. CMS — это база данных, которая может отслеживать местоположение объектов, готовить списки выставок, создавать формы (страхование, доставка, кредит и т. д.), а также организовывать сохранение, публикацию, выставку, происхождение и кураторскую информацию в файлах на компьютере. Все данные и документация, которые ранее хранились в бумажных объектных файлах, теперь вводятся или сканируются в CMS. (Бумажные копии по-прежнему можно хранить в архивных целях.) Гибкая и надежная CMS способна безопасно и надежно хранить информацию об объектах коллекций, одновременно расширяя возможности обмена и распространения культурной информации среди широкой аудитории через Интернет.

DAMS

Еще одна система, которая имеет основополагающее значение для контроля и сохранения документации по коллекциям, — это система управления цифровыми активами (DAMS). DAMS — это цифровой архив, который может хранить ресурсы (изображения, аудио и текст), а также метаданные, используемые для их описания. Эти системы повышают эффективность организации, идентификации и поиска изображений и других файлов. DAMS также легко интегрируются с CMS, поэтому по мере каталогизации и обновления информации о CMS она автоматически синхронизируется с DAMS.

Сохранение

Создание хороших, хорошо организованных записей — это успешное начало, но сохранение этой документации на благо будущих поколений также имеет первостепенное значение. Ниже описаны некоторые методы обеспечения долгосрочного хранения как цифровых, так и бумажных файлов.

Институциональный архив

Архивы

Многие учреждения хранят архивы своих важных документов. Документация, относящаяся к самому учреждению, а также документация коллекций хранится в архиве учреждения или библиотеке. Иногда бумажные копии файлов коллекций хранятся за пределами офиса в целях дополнительной безопасности (а также из соображений экономии места). Архив информации о коллекциях может иметь свою собственную политику и порядок сбора информации, не связанный с тем, как документы организованы в текущих файлах коллекций. должен Архивариус решить, как сохранить и систематизировать эту коллекцию документов. Требования к хранению различных типов файлов в архиве (бумажные записи, фотоматериалы, электронные носители, магнитная лента и т. д.) имеют решающее значение для долгосрочного сохранения материалов.

Резервное копирование

Информация в музейной документации часто дублируется в нескольких местах, чтобы защитить данные от потери. Резервные копии выполняются регулярно и хранятся в отдельных системах или местах. Данные можно дублировать и автоматически хранить на системном сервере или копировать на внешние носители, такие как магнитная лента, оптические диски, внешние жесткие диски и т. д. «Для долгосрочного резервного копирования «оперативное хранилище» является наиболее надежным методом. Данные постоянно перезаписываются в нескольких электронных или физических местах, гарантируя, что информация не ухудшится под воздействием времени или сбоя одного отдельного оборудования».

Передача данных

Другая стратегия обеспечения долгосрочной стабильности цифровых файлов — периодическая миграция данных с одного носителя на другой — обычно с устаревшего носителя на более современный формат. Этот процесс применим как к форматам файлов, так и к носителям информации. Простая передача данных с одного носителя на другой, например, с компакт-диска на DVD, без изменения формата файла также является формой сохранения, называемой обновлением . Документация о любых преобразованиях файлов или передаче мультимедиа также хранится в записях для исторической справки.

См. также

• Управление коллекциями
• Обслуживание коллекций
• Экстренное реагирование
• Консерватор-реставратор
• Политика коллекций
• Сохранение культуры
• Коллекция (музей)
• Arc.Ask3.Ru:Уход за коллекциями WikiProject

Внешние ссылки

• Международный комитет документации культурного наследия (CIPA)
• «Документирование нашего прошлого для будущего», Институт охраны природы Гетти.
• «Документация как инструмент защиты нематериального культурного наследия сообщества, находящегося на грани исчезновения»
• «Идентификация и инвентаризация нематериального культурного наследия», ЮНЕСКО.
• Заявление Icom о принципах музейной документации
• Коллекционс Траст, Великобритания
• Кодекс этики Международной конференции музеев