Инвентаризация (библиотека и архив)
Тон или стиль этой статьи могут не отражать энциклопедический тон , используемый в Википедии . ( Март 2015 г. ) |
В контексте библиотек и архивов опись относится к подробному списку или записи предметов, материалов или ресурсов, хранящихся в коллекции.
Обзор
[ редактировать ]Это помогает документировать и систематизировать содержимое, облегчая сотрудникам управление, поиск и отслеживание элементов. Опись обычно включает в себя такую информацию , как названия, авторы, даты публикации, номера телефонов и другие важные сведения о каждом элементе коллекции. Это единственный метод, который используют библиотеки и архивы , чтобы определить, нуждаются ли некоторые предметы в их коллекциях в консервации или консервации. Современная инвентаризация может включать в себя исследование по каждому предмету с помощью сканера штрих-кода и ноутбука с целью корректировки библиографических записей и записей по предметам в их собственных базах данных и OCLC данных WorldCat базах . [ 1 ] Использование ноутбука и портативного считывателя штрих-кодов «уменьшит количество человеческих ошибок и несоответствий, одновременно помогая сохранить концентрацию персонала и энтузиазм в отношении проекта». [ 2 ]
Печатные материалы в эпоху цифровых технологий, хотя и значительно уменьшились в размерах по сравнению с электронными печатными материалами, по-прежнему являются ценным компонентом библиотечной коллекции. Повышение доступности печатных материалов и снижение недовольства пользователей делают процесс инвентаризации эффективным инструментом улучшения качества библиотечного обслуживания. «Когда пользователи библиотеки не могут найти материалы в ожидаемых местах, они теряют доверие как к каталогу библиотеки, так и к самой библиотеке». [ 3 ] Пропавшие или неправильно маркированные книги напрямую влияют на качество библиотечного обслуживания. Поддержание стопок посредством инвентаризации и чтения полок может сократить время, затрачиваемое персоналом на поиск недостающих или неправильно маркированных предметов.
В библиотеках есть тысячи книг; крупные академические библиотеки могут иметь миллионы книг; [ 4 ] Проведение ежегодной (или менее частой) физической инвентаризации с возложением рук на каждый отдельный предмет может оказаться непрактичным по нескольким причинам. Это может оказаться невыполнимым с финансовой точки зрения, у требуемых сотрудников может не быть дополнительного времени, которое можно было бы посвятить такой инвентаризации, и Библиотека не получает финансового вознаграждения за завершение инвентаризации. Обнаруженные проблемы (книги, нуждающиеся в выкупе, переплете, ремонте или оцифровке) могут потребовать дорогостоящих и трудоемких решений. Из-за этих ограничений инвентаризации в крупных академических учреждениях могут не проводиться в течение десятилетий, если вообще когда-либо будут проводиться. Напротив, полная инвентаризация часто является регулярной частью медиа-специалиста школьной библиотеки работы в учреждениях K-12 , где инвентаризация может быть юридическим требованием, которое показывает, что библиотеки несут ответственность за деньги, которые они потратили в течение года. [ 5 ] Проверку потерянных книг и материалов можно сравнить с аудитом . [ 6 ]
Однако существуют альтернативные варианты проведения полной инвентаризации, например выборочная инвентаризация. Выборочная инвентаризация может проводиться по обстоятельствам или по прогнозу данных. Физическое пространство в библиотеках имеет большое значение. Инвентаризация мини-коллекций перед их перемещением на новое место дает библиотеке возможность выполнить выборочную инвентаризацию. Альтернативой оппортунистическим проектам выборочной инвентаризации является утверждение Коля (1982) о том, что статистика тиража, статистика книжного поиска и статистика ILL могут быть полезными инструментами для определения областей как возможных областей выборочной инвентаризации. Он пишет: «Области, нуждающиеся в инвентаризации, можно определить с помощью прогнозных данных». [ 7 ] После того, как цели в отношении точности и методов измерения установлены, «критерии необходимо определить количественно. Общий показатель точности инвентарных данных должен поддерживаться в качестве ключевого показателя эффективности управления». [ 8 ]
Роль инвентаризаций
[ редактировать ]Хотя сбор новых материалов рассматривается как основная задача библиотеки, поддержание состояния библиотечных фондов, которое включает в себя менее удовлетворительные виды деятельности, такие как прополка , ремонт книг , перемещение и подсчет того, что, по мнению библиотек, у них есть на полках, также является жизненно важной частью. миссии библиотеки обеспечить доступ нынешним посетителям, а также тем людям, которые будут пользоваться библиотекой в какой-то момент в будущем.
Каждый раз при проведении инвентаризации выявляются и решаются проблемы физического состояния коллекции и библиографического представления. «Это позволяет укрепить целостность OPAC, [делая] его более эффективным ресурсом для пользователей». [ 9 ] Улучшение доступности коллекций для пользователей оказывает огромное влияние на обслуживание посетителей и восприятие библиотеки. В процессе инвентаризации «сотрудники библиотеки получают знания о коллекции и могут [лучше] обеспечить более качественное обслуживание клиентов». [ 10 ] Посетители получают выгоду от доверия сотрудников библиотеки к своим коллекциям и навыкам создания коллекций. Описи помогают гарантировать, что коллекции, перечисленные в общедоступных онлайн-каталогах и средствах поиска, не лишены целостности. Школьные библиотеки также используют опись для оценки коллекции (количество, возраст и соотношение: количество учащихся) по критериям аккредитующих учреждений, а также для изучения каждого ресурса и определения его будущего в коллекции на основе возраста, актуальности, актуальности и состояния, что может включать ремонт, замену, утилизацию или очистку, чтобы обеспечить доступность привлекательных и актуальных ресурсов для посетителей. [ 11 ] Инвентаризация также может выявить аномалии в каталоге и предоставить возможность исправить каталожные записи и маркировку товаров. Это также время, когда полки можно переставить, чтобы минимизировать перенаселенность и предотвратить ущерб.
Выборка
[ редактировать ]Отбор проб является компромиссной мерой, которая может стать важным инструментом управления. [ 12 ] Случайная выборка библиотечных коллекций может дать быструю и четкую оценку коллекции — присутствуют ли книги и находятся ли эти книги в хорошем физическом состоянии. В 1982 году библиотеки Калифорнийского государственного университета предложили процедуры инвентаризации, чтобы гарантировать, что 19 коллекций кампуса находятся в безопасности и нетронуты. Они признали, что полная регулярная инвентаризация обходится слишком дорого, и решили, что лучшим методом оценки убытков бухгалтерского учета будет использование выборки. Каждые три года необходимо было брать выборку из определенного количества предметов в каждой буквенной классификации Библиотеки Конгресса . Если бы уровень потерь превышал 1% в течение двух лет подряд, это означало бы необходимость полной инвентаризации. [ 13 ]
«Случайная выборка коллекции служит индикатором для остальной части коллекции. Если все предметы учтены в случайной выборке, то можно предположить, что остальные записи коллекций столь же надежны. полная инвентаризация дает учреждению уверенность в том, что вся коллекция может быть учтена; случайная выборка используется для проверки согласованности записей о коллекциях». [ 14 ]
Определение размера выборки и позиций
[ редактировать ]Во-первых, необходимо определить, будет ли отбираться вся коллекция, включая стопки, эталонные и специальные коллекции, вместе или анализироваться будет только какая-то определенная территория. В Университете Иллинойса в их книжные стопки входили правительственные издания и азиатская библиотека, но эти специальные фонды не были включены в их исследование. Несвязанные элементы также могут быть исключены. [ 15 ]
Далее библиотеке необходимо определиться с размером выборки. Больше точек данных, конечно, приводит к получению более точных данных о коллекции. При выборке возможны два типа ошибок: толерантность и достоверность. Допуск – это неточный процент, максимальное отклонение от номинального значения ошибки, например, вопрос опроса может быть точным для 85–95% населения, также можно указать 90% ±5; в данном случае допуск равен пяти. Уверенность — это вторая ошибка, измеряющая уверенность в истинном ответе в пределах, указанных в допуске. Если существует 90-процентная достоверность, то прогнозируется, что если выборочное исследование повторяется десять раз с использованием разных образцов, но с одинаковым допуском, то результаты будут точными для девяти из этих исследований из десяти. [ 16 ]
В таблице ниже при допуске ±5 % размеры выборки для коллекции, насчитывающей более 50 000 книг, составят 381 экземпляр при доверии 95 % и 648 экземпляров при достоверности 99 %. Чтобы достичь более низкого допуска в ±1%, пришлось бы отобрать тысячи книг, что могло бы привести к перерасходу ресурсов, доступных даже для выборочного инвентаря. Просмотр от 270 до 655 томов гораздо более разумен для сотрудников библиотеки среднего размера.
Альтернативой подсчету сотен книг в данной случайной выборке является подсчет до тех пор, пока вы не узнаете, есть ли у вас проблема или нет. Мемориальная библиотека Прескотта в Технологическом институте Луизианы использовала последовательный анализ в конце 1980-х годов при работе над автоматизацией коллекций. [ 17 ]
Случайный выбор книг может осуществляться несколькими способами. Если помимо физического состояния предметов библиотека также хочет знать, отсутствуют ли предметы на полках, следует создать случайные образцы из интегрированной библиотечной системы (ILS) библиотеки. Если библиотекари просто получают доступ к коллекции в целях сохранения, они могут легко сосчитать ряды, колонны, полки и книги. [ 18 ] и используйте Microsoft Excel или другое программное обеспечение для работы с электронными таблицами для создания случайных выборок . Неправильное размещение книг на полках действительно влечет за собой связанные с этим издержки – удовлетворенность посетителей услугами библиотеки и время сотрудников, пытающихся найти недостающие книги. [ 19 ] Возможно, стоит потратить дополнительное время на то, чтобы выяснить, как извлечь случайные элементы из ILS вашей библиотеки для завершения выборки.
Управление выборочными обследованиями
[ редактировать ]Когда библиотекари берут в руки отдельные книги из своей выборки, на что они обращают внимание? Им следует проверить обложку книги на предмет обесцвечивания, отслаивания, повреждений. Затем следует открыть книгу и посмотреть на страницы текста – они не желтеют, не ломкие? Архивную маркировочную ручку можно использовать, чтобы определить, является ли книга кислой. Как привязка? Страницы целы? Эти данные можно записать в электронную таблицу для последующего анализа всей выборки. Укажите номер товара, место публикации, место производства, дату публикации, размеры (высота корешка, ширина обложки, глубина от задней до передней обложки, количество полочного пространства вокруг товара по горизонтали и вертикали); опишите стиль футляра, состояние крепления листов и переплета, вложение текста, кислотность, прочность бумаги и контрастность текста; перечислить поврежденные страницы и описать тип и состояние корпуса; запишите любые дополнительные примечания, которые будут полезны для дальнейшего использования и анализа. [ 20 ]
Затраты на выборку 384 случайных предметов в Университете Иллинойса в Урбане-Шампейне в 1987 году составили менее 5000 долларов. В библиотеке Урбана-Шампейн Университета Иллинойса работали одиннадцать аспирантов факультета библиотечных и информационных наук, которые прошли обучение и руководство. Каждый геодезист собрал по сорок проб, 90% опросов были завершены в первый день за 5,5 часов опроса. [ 18 ]
Анализ результатов
[ редактировать ]Информацию из образцов можно легко записать в Excel или другую программу для работы с электронными таблицами, где можно выполнить простой анализ. В целях сохранности библиотекари хотят знать, в каком состоянии находятся их коллекции: какой процент книг закислен? Какой процент коллекции поврежден? На тесных полках больше вреда? Нужно ли библиотеке заботиться о книгах, напечатанных в Восточной Европе? И т. д. После выявления проблем, вызывающих первоочередное беспокойство в коллекции, следует рассмотреть меры по ее сохранению. Что нужно сделать как можно скорее, чтобы сохранить коллекцию? Какой выбор можно отложить на некоторое время? Включен ли в политику управления фондами план сохранения библиотеки? Есть ли бюджет на содержание коллекций? Что можно экстраполировать из данных о том, что может случиться с коллекцией через десять-двадцать лет?
Используя результаты оценки фондов библиотеки, бюджетные запросы могут быть обоснованы данными. Библиотеке необходимо увеличение бюджета для ухода за устаревшими коллекциями или библиотека нуждается в увеличении финансирования для добавления новых материалов для наших студентов, чтобы устранить недостатки и слабые места. Эта стратегия была использована Библиотекой Джойнера в Университете Восточной Каролины после проекта инвентаризации и анализа полок в 2005 году. [ 21 ]
Другие варианты использования выборки в управлении библиотечными фондами
[ редактировать ]Выборку также можно использовать для расчета оптимальных интервалов для считывания данных с полок. Средний процент неправильного размещения книг на полке университетской библиотеки составляет 5,6%. 65 процентов книг располагались на правильной полке, но не в правильном порядке. Купер и Вольтхаузен разработали уравнения, показывающие, что оптимальный интервал чтения с полки является функцией количества книг в разделе, вероятности того, что книга из одного раздела переместится в другой, затрат на проверку и пользователей, а также частоты ошибок на полке. читатель. [ 22 ] Ежедневные задания по чтению на полках, еще один важный компонент обслуживания коллекции, выполняемые персоналом по обслуживанию стека, поддерживают правильный порядок на полках в библиотечной коллекции. Однако ежедневное чтение с полки не может рассматриваться вместо инвентаризации коллекции: рабочая сила, затраченная на чтение с полки, неоценима для библиотечной коллекции.
Для неправильно маркированных предметов решающее значение имеет способность специалиста по обслуживанию стопок точно читать полки, а также способность персонала межбиблиотечного абонемента извлекать предметы. Коллекции, которые не были должным образом инвентаризированы, воздействуют на пользователей библиотеки за пределами университета невыполнимыми запросами на межбиблиотечный абонемент. Проекты инвентаризации могут сэкономить деньги за счет сокращения ненужных запросов на межбиблиотечный абонемент и дублирования покупок. Аткинс и Вейбл (2003) «использовали запросы на межбиблиотечный абонемент для выявления проблем с поиском материалов. Распространенной причиной отмены запроса на межбиблиотечный абонемент является отсутствие на полке». [ 23 ] Устранение этих факторов неизбежно способствует повышению качества обслуживания.
Ссылки
[ редактировать ]- ^ Смит, Дебби (ноябрь 2006 г.). «Инвентаризация коллекций в эпоху цифровых технологий: как мы можем анализировать, пока не узнаем, что у нас есть?» . Против зерна . 18 (5): 18, 20, 22. дои : 10.7771/2380-176X.5006 .
- ^ Эль Райесс, М. (2015). «Быстрое, точное и бесплатное решение для инвентаризации и чтения полок». Журнал услуг доступа . 12 (3–4): 104–117. дои : 10.1080/15367967.2015.1096209 . S2CID 216147474 .
- ^ Гринвуд, Джуди Т. (2013). «Разложим по полкам: проект инвентаризации в библиотеках Университета Миссисипи». Журнал услуг доступа . 10 (2): 77–89. дои : 10.1080/15367967.2013.762266 . S2CID 62673248 .
- ^ Тепер, Томас Х.; Стефани С. Аткинс (май 2003 г.). «Сохранение зданий: оценка стеков Университета Иллинойса в Урбана-Шампейн» . Колледжские и исследовательские библиотеки . 64 (3): 211–227. дои : 10.5860/crl.64.3.211 .
- ^ Брэкстон, Барбара (апрель 2004 г.). «Подведение итогов библиотечных ресурсов». Учитель-библиотекарь . 31 (4): 42–43.
- ^ ДиКарло, Майкл А. (1988). «Последовательный анализ как выборочный тест на необходимость инвентаризации». Журнал академического библиотечного дела . 13 (6): 345–348.
- ^ Гринвуд, Джуди Т. (2013). «Разложим по полкам: проект инвентаризации в библиотеках Университета Миссисипи». Журнал услуг доступа . 10 (2): 77–89. дои : 10.1080/15367967.2013.762266 . S2CID 62673248 .
- ^ Уайлд, А. (2004). Повышение точности инвентарного учета: правильная информация о запасах . Берлингтон, Массачусетс: Эльзевир Баттерворт-Хайнеманн. стр. 11 . ISBN 9780750659000 .
- ^ Элвин, Ггленда (2016). «Управление коллекциями имеет значение – лицом к лицу с ужасной правдой: инвентаризация» . Против зерна . 28:62 . дои : 10.7771/2380-176X.7292 .
- ^ Харвеленд, Дженнифер (2017). «Методы инвентаризации библиотеки: использование гибкости и творчества для достижения общей цели в рамках федеративной библиотечной системы» . Совместное библиотечное дело . 9 (3): 168–174.
- ^ Там же. Брэкстон
- ^ Дротт, М. Карл (март 1969 г.). «Случайная выборка: инструмент библиотечного исследования» . Колледжские и исследовательские библиотеки . 30 (2): 119–125. дои : 10.5860/crl_30_02_119 . hdl : 2142/38352 .
- ^ Крейг, Норма С. (1982). «Процедуры инвентаризации библиотек Калифорнийского государственного университета в Нортридже и возможное системное руководство Калифорнийского государственного университета». ЭРИК Документ ED244640 .
- ^ Инвентарь (музей)
- ^ Хшастовский, Тина; Дэвид Кобб; Нэнси Дэвис; Жан Гейл; Бетси Крюгер (1989). «Ухудшение библиотечной коллекции: исследование Университета Иллинойса в Урбане-Шампейне» . Колледжские и исследовательские библиотеки . 50 (5): 577–583. дои : 10.5860/crl_50_05_577 .
- ^ Там же. Королева
- ^ Там же. ДиКарло
- ^ Jump up to: а б Там же. Хшастовский
- ^ Ретиф, Эстер (2006). «Роль инвентарного контроля в качестве обслуживания академической библиотеки в отношении доступа к библиотечным материалам». Мусайон . 24 (1): 75–95.
- ^ Надаль, Джейкоб Дж. (2009). Core Survey Tool-S582(v2009a) (внутреннее издание). Блумингтон, Индиана: Школа библиотечного дела и информатики Университета Индианы.
- ^ Тил, Линда (2008). «Применение основ для улучшения коллекции». Коллекционное здание . 27 (3): 96–103. CiteSeerX 10.1.1.545.3804 . дои : 10.1108/01604950810885997 .
- ^ Купер, Майкл Д.; Джон Вольтхаузен (1977). «Неправильное размещение книг на библиотечных полках: математическая модель». Библиотечный ежеквартальный журнал . 47 (1): 43–57. дои : 10.1086/620621 . S2CID 62351824 .
- ^ Гринвуд, Джуди Т. (2013). «Разложим по полкам: проект инвентаризации в библиотеках Университета Миссисипи». Журнал услуг доступа . 10 (2): 77–89. дои : 10.1080/15367967.2013.762266 . S2CID 62673248 .
Дальнейшее чтение
[ редактировать ]- Бэрд, Брайан. Оценка библиотечного фонда посредством статистической выборки, The Scarecrow Press, Лэнхэм, Мэриленд, 2004 г.
- Эрник, Линда. «Плавающие нагрудники и бесхозные штрих-коды: преимущества инвентаризации в небольшом колледже». Библиотечные ресурсы и технические услуги, 49 (3), 2005 г., страницы 210–216.
- Хениге, Дэвид. «Эпистемологический тупик и эргономическая катастрофа? Проект инвентаризации североамериканских коллекций». Журнал академического библиотечного дела, 13 (4), 1987 г., страницы 209–213.
- Шаус, Дэниел Л. и Линда Тил. «Инвентарь: катализатор развития коллекции». Collection Building, 25 (4), 2006 г., страницы 129–133.
- Уайлд, Джудит В. «Инвентаризация Бруклинского колледжа, 1998–1999 годы». Библиотечные ресурсы и технические услуги, 46 (2), 2002 г., страницы 62–71.